¶ Места хранения
¶ Склады и магазины
К справочнику, содержащему сведения об организационно-структурных единицах компании, имеется доступ из раздела Склад по гиперссылке Склады и магазины.
В карточке организационно-структурной единицы указываются тип, розничный вид цен, материально ответственное лицо, данные для подстановки в печатные формы, адреса и телефоны.
Из формы организационно-структурной единицы по гиперссылке Просмотр и редактирование параметров автоперемещения запасов вызывается дополнительный диалог ввода и изменения параметров перемещения запасов для подстановки в документы учета запасов по умолчанию.Для складов, магазинов и других структурных единиц компании можно вести графики работы. График работы заполняется в карточке структурной единицы по ссылке График работы.
Если в настройках учетной политики установлен учет по компании, то управление складскими запасами в масштабах нашей фирмы производится с точки зрения физического расположения склада и его номенклатурного наполнения, без учета формальной принадлежности товаров той или иной организации, т. е. склады являются общими для всего предприятия. В противном случае остатки на складах рассматриваются как собственность различных организаций.
¶ Ячейки склада
Учет запасов на складе может осуществляться в разрезе структуры мест хранения (стеллажей, участков и т. д.), объединенных под общим названием «ячейки склада». Чтобы включить возможность ведения складского учета в разрезе ячеек, необходимо установить флажок Ячеистые склады в форме параметров учета Склад в разделе Настройки. В прикладном решении допускается любое количество ячеек.
Каждой структурной единице (складу, магазину, подразделению) можно назначить произвольное количество ячеек склада, перейдя к форме подчиненного справочника Ячейки склада. Для каждой ячейки задается наименование и разрешается неограниченное количество уровней вложенности.
Для ведения списка ячеек предназначен справочник Ячейки склада, доступный по одноименной команде панели навигации из формы элемента справочника Организационно-структурные единицы компании. Данные о ячейках заносятся в справочник перед началом работы.
Элементы справочника Ячейки склада могут использоваться практически во всех документах, регистрирующих движение запасов, и определяют конкретное место на складе, по которому фактически совершено то или иное движение запаса.
¶ Резервирование запасов
Заказанный покупателем товар с типом Запас можно зарезервировать на складе с помощью документов Заказ покупателя или Резервирование запасов, разместить в открытом заказе поставщику, в заказе на производство.
Возможность резервирования доступна, если в настройках раздела Склад установлен флажок Резервирование запасов (Настройки – Еще больше возможностей – Склад).
¶ Резервирование запасов в заказе покупателя
Резервирование товара в документе Заказ покупателя осуществляется в специальном режиме Остатки и резервы, который активируется по кнопке с изображением глаза. Данный режим просмотра позволяет получать информацию об остатках и обеспечении заказа и на ее основании выполнять резервирование.
После проведения документа Заказ покупателя товары резервируются под конкретный заказ. Такие товары нельзя продать по другому заказу без предварительного снятия с резерва. Для анализа резервов по заказам в документе предусмотрены контекстные отчеты История резервов и Резервы по заказу.
¶ Документ «Резервирование запасов»
Зарезервировать товар также можно с помощью документа Резервирование запасов.
Документ Резервирование запасов удобно использовать, если резерв выполняется позже, чем был оформлен документ Заказ покупателя. Документ можно создать на основании документа Заказ покупателя, в этом случае он автоматически заполнится товарами из заказа, доступными для резервирования.
¶ Размещение заказов покупателя в заказах поставщику и на производство
Потребности в товарах, которых нет на складах, могут обеспечиваться с помощью будущих поставок и производства. В этом случае продукция, поступающая на склад, будет сразу «занята» под конкретный заказ покупателя и не отобразится в свободных остатках.
Чтобы запланировать обеспечение заказа, необходимо ввести документ Заказ поставщику или Заказ на производство на основании документа Заказ покупателя. Табличная часть автоматически заполнится списком товаров, которых нет на складе.
¶ Снятие резерва
Если необходимо снять с резерва товар, который был зарезервирован ранее под заказ покупателя, то используется документ Резервирование запасов. В колонке Исходное место указывается текущее место резерва – склад или заказ, а колонка нового размещения остается незаполненной.
Документ можно ввести на основании документа Заказ покупателя, в таком случае табличная часть Запасы сразу заполнится остатками резервов.
После снятия резерва товар становится доступен для резервирования и отгрузки в других документах.
¶ Перемещения
Товары могут перемещаться между складами, подразделениями и принадлежащими им ячейками. Такое перемещение оформляется с помощью документов Заказ на перемещение, Перемещение запасов и Перемещение по ячейкам. Если используется ордерный склад, то при отгрузке и поступлении товара дополнительно оформляются документы Расходный ордер и Приходный ордер.
¶ Заказ на перемещение
Планирование перемещения товаров между складами, розничными точками и подразделениями выполняется с помощью документа Заказ на перемещение. Документ работает аналогично другим заказам и позволяет с помощью состояний организовать бизнес-процесс внутреннего перемещения товаров.
Учет плановых перемещений позволяет на основании информации о потребности и остатках перераспределять товары между подразделениями, складами и магазинами и контролировать состояние выполнения с помощью статусов заказов. С помощью документа Заказ на перемещение товары на складе могут быть зарезервированы к перемещению.
Создать заказ на перемещение можно из списка Заказы на перемещение, размещенного в разделе Склад. Также Заказ на перемещение можно ввести на основании документов:
■ Заказ покупателя,
■ Заказ поставщику,
■ Заказ на производство,
■ Приходный ордер.
В документе заполняются обязательные поля: Организация, Отправитель (склад, с которого производится передача товара), Получатель (склад-получатель) и Дата перемещения. В таблице Запасы отражается список товаров к перемещению.
В заказе на перемещение предусмотрена возможность поэтапной сборки заказа. Для использования режима сборки необходимо включить функциональную опцию Сборка заказов на перемещение. Режим сборки работает аналогично документу Заказ покупателя.
¶ Перемещение запасов
Документ Перемещение запасов предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между различными местами хранения, а также для списания запасов на внутренние расходы.
Документ доступен, если в настройках включена опция Несколько складов (Настройки – Еще больше возможностей – Склад).
В качестве склада-отправителя указывается склад, с которого производится отгрузка товара, и при необходимости его ячейка (реквизиты Отправитель и Ячейка соответственно), а в качестве склада-получателя (реквизит Получатель) – то подразделение, в которое поступает товар.
В зависимости от выбранного вида операции (Перемещение, Списание на расходы, Передача в эксплуатацию или Возврат из эксплуатации) с помощью документа можно отразить:
■ перемещение запасов между складами,
■ перемещение запасов между производственными подразделениями,
■ перемещение запасов со склада в производство,
■ перемещение (возврат) запасов из производства на склад,
■ списание запасов на внутренние расходы,
■ передачу запасов в эксплуатацию,
■ возврат запасов из эксплуатации.
Выбор варианта определяется также типом структурной единицы источника и получателя.
Для оформления перемещения товаров, зарезервированных под заказ покупателя, в качестве склада-получателя в документе Перемещение запасов указывается склад, на который должен быть перемещен товар, а в качестве склада-отправителя – склад, на котором товар был зарезервирован. Табличное поле формы документа заполняется всеми позициями, зарезервированными по заказу покупателя на складе-отправителе, с учетом реального остатка на складе. Для каждой позиции можно указать в колонке Резерв количество зарезервированного товара, предназначенного для перемещения.
Предусмотрена возможность оформления одного документа перемещения по нескольким заказам. В этом случае информация о каждом заказе указывается в колонке Заказ покупателя табличного поля формы документа.
Пример
Товар был зарезервирован под заказ покупателя на складе
Основной склад. Покупателю удобнее забрать часть товара с другого склада (например,Склад временного хранения). Тогда в документеПеремещение запасовв колонкеЗаказ покупателянужно указать соответствующий заказ, а в колонке Резерв – количество единиц товара, которое покупатель хочет забрать из салона-магазина. Отгрузка указанного количества зарезервированных по заказу товаров будет производиться со склада временного хранения. При проведении документаРасходная накладнаяотгруженный резерв по заказу покупателя автоматически снимется.
¶ Перемещение по ячейкам
Документ Перемещение по ячейкам предназначен для оформления передачи номенклатурных позиций между различными ячейками одной и той же структурной единицы и доступен только в том случае, если в параметрах учета установлен флажок Ячеистые склады.
В документе указываются начальный и конечный пункты назначения перемещаемого товара с точностью до ячейки склада. С помощью документа можно компоновать из нескольких ячеек в одну, разносить из одной ячейки в несколько.
В табличном поле формы указывается стандартная информация о перемещаемом товаре (наименование, характеристика, партия, серийный номер, количество и т. д.).
¶ Инвентаризация
В программе есть возможность отражения результатов инвентаризации и оформления печатных форм: инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19).
Для проведения инвентаризации используется документ Инвентаризация запасов. При выявлении расхождений на основании инвентаризации оформляются складские акты: Оприходование запасов, Списание запасов, Пересортица запасов. Журнал складских актов доступен по команде панели навигации Складские акты в разделе Склад.
¶ Инвентаризация запасов
Документ Инвентаризация запасов предназначен для проведения инвентаризации на складе или в производственном подразделении. Документ не формирует движений.
Документ доступен по команде панели навигации Инвентаризации в разделе Склад.
В документе обязательно указывается склад или производственное подразделение, в котором проводится инвентаризация. Если в системе ведется учет по ячейкам склада, можно дополнительно указать ячейку, принадлежащую этому месту хранения.
В табличное поле на закладке Запасы вводится информация о товаре. Указываются наименование инвентаризируемого товара, единица измерения, количество и сумма (учетные и фактические), а также цена. В случае ведения учета в разрезе характеристик, партий, серий уточняются эти параметры.
На основании документа Инвентаризация запасов формируются документы:
■ Оприходование запасов при обнаружении излишков;
■ Списание запасов для списания недостач;
■ Пересортица запасов, когда перепутаны между собой сорта одного товара;
■ Отчет о розничных продажах для отражения розничных продаж в неавтоматизированной торговой точке (НТТ);
■ Ввод начальных остатков.
¶ Оприходование запасов
Документ Оприходование запасов предназначен для оформления факта оприходования материальных ценностей на склад или в производственное подразделение.
В документе необходимо заполнить основные реквизиты: данные об организации, от имени которой оформляется документ, и складе, на который приходуются товары. В поле Основание может быть указан документ инвентаризации, на основании которого производится оприходование.
Помимо основных реквизитов заполняется реквизит Корреспонденция, где указывается корреспондирующий счет учета.
В табличном поле формы документа указывается информация о товаре. Состав этих сведений полностью соответствует составу данных документа Инвентаризация запасов. Если оприходование проводится на основании этого документа, то в табличное поле попадают сведения об излишках товара, полученные по результатам проведенной инвентаризации, включая цены.
¶ Списание запасов
Документ Списание запасов предназначен для оформления факта списания материальных ценностей со склада или производственного подразделения. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как свободный документ в случае произвольного списания товаров.
Журнал документов списания доступен по команде панели навигации Списания в разделе Склад.
Форма документа заполняется аналогично форме документа Оприходование запасов – с той разницей, что в данном случае товар не приходуется, а списывается.
¶ Пересортица запасов
Документ Пересортица запасов предназначен для отражения пересортицы и корректировки остатков товаров. Документ может быть оформлен на основании проведенной инвентаризации или как самостоятельный документ.
Журнал документов пересортицы доступен по команде панели навигации Пересортица в разделе Склад.
В документе на закладке Главное заполняются основные реквизиты: Склад, Корреспонденция списания, Корреспонденция оприходования. Если пересортица произошла в рамках разных складов, предварительно требуется переместить товары на один склад.
Флажок Приходовать товары по себестоимости списания отвечает за то, по какой цене будут оприходованы товары.
В поле Основание может быть указан документ инвентаризации, на основании которого производятся оприходование и списание.
На закладке Запасы вносятся данные об излишках и недостачах. Позиции запасов необходимо сопоставить между собой.
Из документа Пересортица запасов доступна печатная форма Акт о пересортице запасов.
¶ Ордерная схема учета
В программе поддерживается ордерная схема оформления складских операций – отражение складских и финансовых операций различными документами.
Возможность разделения учета запасов на складской и финансовый включается путем установки флажка Ордерные склады в настройках учета Склад раздела Настройки.
Если товар отгружается с ордерного склада или поступает на него, то в карточке такого склада должен быть установлен флажок Использовать ордерный учет.
Флажки При поступлении, При перемещении, При отгрузке определяют, в каких видах складских операций используется ордерная схема.
В поле Учет остатков по документам определяется порядок ввода документов при поступлении и отгрузке и то, после проведения какого документа изменяются остатки товаров на складах. При учете остатков По накладным сначала вводятся накладные, а на основании них – ордера. Далее ввод документов описан с учетом данной настройки.
¶ Реализация товаров с ордерного склада
При расходе товаров со склада оформляется финансовый документ Расходная накладная. Список документов доступен по гиперссылке Расходные накладные раздела Продажи.
При отгрузке с такого склада оформляется документ Расходный ордер.
Еще один вариант списания со склада – это возврат тех товаров, которые были приняты на склад, с оформлением финансовых документов поступления. При этом с точки зрения документооборота схема будет аналогична продаже товаров.
Документ может быть введен на основании заказа покупателя, счета на оплату, приходной накладной.
В табличном поле документа указываются сведения о реализуемой номенклатуре, в том числе ранее введенный документ Заказ покупателя, если реализация осуществляется по заказу.
¶ Расходный ордер
Документ вводится на основании расходной накладной и служит для регистрации факта отгрузки с ордерного склада. Список документов доступен по гиперссылке Складские ордера раздела Склад.
В шапке документа указываются ордерный склад, организация и покупатель. В табличное поле Запасы вводится список номенклатурных позиций, отгруженных с ордерного склада. Для каждой позиции указываются наименование, характеристика, единица измерения и количество. При вводе на основании документ заполняется автоматически.
¶ Поступление товаров на ордерный склад
Поступление товаров на склад отражается документом Приходная накладная. При проведении этого документа изменяются остатки товаров в учетной системе и состояние взаиморасчетов. Если товар поступает на ордерный склад, то предварительно оформляется документ Приходный ордер.
Приходная накладная может быть введена на основании документа Заказ поставщику. Кроме того, на склад могут быть возвращены запасы, ранее списанные со склада с оформлением финансовых документов реализации. Схема документооборота при этом будет аналогична поступлению.
В документе на закладке Товары указывается стандартная информация о поступивших запасах: наименование, характеристика, количество, цена, сумма. В колонке Заказ отображается ссылка на документ-основание Заказ поставщику.
¶ Приходный ордер
Документ предназначен для регистрации факта поступления материальных ценностей на ордерный склад и является основанием для оформления приходного финансового документа – приходной накладной.
Список документов доступен по гиперссылке Складские ордера раздела Склад.
В шапке документа указываются ордерный склад и организация. На закладке Запасы документа вводится список номенклатурных позиций, поступивших на ордерный склад. Для каждой позиции указываются наименование, характеристика, единица измерения и количество.
При оформлении перемещения запасов на ордерный склад также требуется вводить Приходный ордер, так как документ перемещения запасов не формирует приходные движения по ордерному складу.
¶ Отчеты раздела «Склад»
Все отчеты раздела Склад открываются по гиперссылке Отчеты подраздела Аналитика. После вызова отчетов по указанной гиперссылке открывается список отчетов, отфильтрованный по тегу Склад.
¶ «Движение товаров по складам»
Отчет предназначен для количественного анализа остатков и движений товара за заданный пользователем период.
В отчете отображается информация о начальных остатках на складах организации и текущем количестве товаров. Также отчет позволяет получить полную информацию о поступлении и отгрузке товаров за выбранный промежуток времени.
Данные представлены в количественном выражении и группируются по складам.
При использовании ордерной схемы по соответствующим складам можно посмотреть информацию о количестве запасов, подлежащих списанию расходными ордерами, и количестве запасов, подлежащих оприходованию приходными ордерами (накладными) (см. раздел «Движения товаров по ордерным складам»).
¶ Вариант «Остатки по складу»
Отчет может формироваться в варианте Остатки по складу. В этом варианте в отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки товаров на выбранную дату.
В отчете можно настроить фильтр для отображения остатков по конкретному складу.
¶ «Заказы на перемещение»
Для анализа плановых и фактических перемещений предназначен отчет Заказы на перемещение.
Отчет формируется в трех вариантах:
■ Заказы на перемещение;
■ Заказы на перемещение (сокращенно);
■ Остатки по заказам на перемещение.
Варианты отчета позволяют контролировать выполнение планируемых перемещений при вводе нескольких фактических документов по одному заказу.
¶ «Оборачиваемость запасов»
Отчет предназначен для анализа оборачиваемости запасов и среднего срока хранения. В отчете можно сравнивать оборачиваемость запасов с предыдущим периодом и с аналогичным периодом прошлого года.
Оборачиваемость рассчитывается как отношение расхода запасов за период к среднему остатку запасов за период. Показатель Средний срок хранения рассчитывается как отношение количества дней периода к оборачиваемости запасов.
Управлять точностью расчета показателя можно при помощи установки периодичности расчета. Формировать отчет с неустановленными началом и концом периода не рекомендуется.
¶ «Остатки товаров»
В отчете отображается информация о количественных остатках товаров, товарах в резерве и свободных остатках. Данные представлены в количественном выражении, группируются по номенклатуре (иерархия) или категориям номенклатуры.
Отчет имеет два варианта: Остатки товаров и Остатки товаров (прогноз).
Вариант Остатки товаров (прогноз) позволяет получить полную информацию по заказанным запасам и рассчитать прогнозный остаток на выбранную дату.
Отчет формируется на основании документов Заказы покупателя, Заказы поставщику и Заказы на производство.
В отчете выводится информация:
■ товары в наличии;
■ планируемый расход (товары, заказанные покупателями, товары и материалы, необходимые для производства);
■ планируемый приход (товары, заказанные поставщику, и изделия, запланированные в производство);
■ прогнозный остаток.
Данные отчета представлены в количественном выражении, группируются по номенклатуре (иерархия) или категориям номенклатуры.
¶ «Остатки серий номенклатуры по складам»
Отчет позволяет получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве товаров в выбранном месте хранения с учетом серийных номеров.
Отчет доступен при включенной настройке Серии номенклатуры, гарантийные сроки, сроки годности.
В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках на складах организации, данные группируются по складам.
Отчет может формироваться в двух режимах:
■ Движения серий номенклатуры по складам. В отчете отображается информация о поступлении и отгрузке товаров за выбранный промежуток времени.
■ Остатки серий номенклатуры по складам. В отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки товаров на выбранную дату.
При использовании ордерной схемы по соответствующим складам можно посмотреть информацию о количестве запасов, подлежащих списанию расходными ордерами, и количестве запасов, подлежащих оприходованию приходными накладными.
¶ «Отрицательные остатки товаров (<0)»
Отчет Отрицательные остатки товаров (<0) позволяет выявить отрицательные остатки по данным учета. С помощью отчета пользователь может проанализировать отрицательные остатки на определенную дату и сравнить с остатками на текущую дату.
Перейти к отчету можно из раздела Склад (подраздел Аналитика), а также из формы документа Отчет о розничных продажах, если при закрытии кассовой смены обнаружены отрицательные остатки.
В отчете отображается информация о товарах, количество которых по данным учета меньше 0. Данные в отчете группируются по складам и категориям номенклатуры.
Режимы отчета позволяют анализировать остатки собственных товаров, товаров, принятых на комиссию или ответственное хранение, а также товаров, переданных на реализацию.
После обнаружения отрицательных остатков на складе необходимо провести инвентаризацию и выявить причины появления отрицательных остатков (недостачи, излишки или пересортица товара).
Корректировать отрицательные остатки можно с помощью складских актов:
■ Инвентаризация запасов;
■ Пересортица запасов;
■ Оприходование запасов;
■ Списание запасов.
Важно отметить, что корректировку отрицательных остатков необходимо выполнять в том же месяце, в котором они появились, или в более ранних месяцах. Это позволит правильно рассчитывать себестоимость при закрытии месяца.
¶ «Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры»
Отчет предназначен для анализа потенциального объема запасов на складах в количественном и стоимостном выражении.
¶ «Запасы»
Отчет Запасы позволяет получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве запасов в свободном остатке и в резерве по заказам покупателей. Дополнительно данные группируются по складам.
Ниже приведен пример отчета с установленным отбором по организации и номенклатуре. В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках на складах организации и у контрагентов. Данные представлены в количественном и суммовом выражении.
Отчет может формироваться в двух вариантах: Запасы и Себестоимость остатков. В режиме Себестоимость остатков в отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки.
¶ «Запасы в разрезе ГТД»
Запасы, импортированные из зарубежных стран, можно проанализировать с помощью отчета Запасы в разрезе ГТД. В варианте Запасы в разрезе ГТД отчет позволяет получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве любого импортного товара, которому присвоен номер ГТД, в выбранном месте хранения. Данные представлены в количественном выражении.
В режиме Остатки запасов в разрезе ГТД в отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки.
¶ «Запасы принятые»
Отчеты Запасы, принятые в переработку, Запасы, принятые на ответхранение и Товары, принятые на комиссию позволяют получить полную информацию о запасах, принятых на комиссию, в переработку и на ответственное хранение.
¶ «Движения товаров по ордерным складам»
Если в программе включена опция Ордерные склады (учет запасов разделен на складской и финансовый), в отчет Движение товаров по складам добавляются варианты:
■ Движения товаров по ордерным складам. Отчет формируется в разрезе движений и остатков по первичному документу поступления.
■ Расхождения по ордерным складам. Отчет содержит информацию о накладных поступления/расхода. Отчет позволяет быстро найти расхождения между финансовыми и складскими документами, оформленными за выбранный период. В нем наглядно отображается, по каким документам ордерной схемы учета возникли расхождения, с расшифровкой по номенклатурным позициям.
