¶ Правила продаж
Правила продаж включают в себя ценовые условия (цены, скидки), финансовые условия (график оплаты, валюта взаиморасчетов, детализация расчетов, минимальная сумма заказа), логистические условия (обеспечение и отгрузка). В правила продаж также включаются условия выполнения обязательств по своевременной оплате товаров клиентами с возможностью запрета отгрузки тем клиентам, которые не выполнили свои обязательства.
Процесс регистрации правил продаж можно представить в виде следующей схемы.
Правила продаж регистрируются в соглашении с клиентами. Для каждой группы (сегмента) клиентов, а также для каждого клиента могут быть настроены свои правила продаж.
Необходимость использования договоров при оформлении документов указывается в соглашении как одно из ключевых правил продаж. Между договорами и соглашениями нет прямой взаимосвязи. В рамках одного договора можно оформлять документы по различным соглашениям, и наоборот. Использование соглашений можно отключить и вести учет только в разрезе договоров.
¶ Соглашения об условиях продаж
Для регистрации правил продаж, которые будут применяться на предприятии, предусмотрено использование соглашений с клиентами.
Соглашение об условиях продажи - соглашение между организацией и покупателем, определяющее условия продажи товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи товаров на комиссию, передачи товаров на ответственное хранение. Соглашение об условиях продаж отражает управленческий (не регламентированный) характер взаимоотношений между организацией и покупателем.
В соглашении фиксируются ценовые условия (цены, скидки), финансовые условия (валюта взаиморасчетов, график оплаты), логистические условия (склад поставки, срок поставки) и прочие условия, используемые при оформлении операций по продаже.
Указание соглашения с клиентом в документах продажи является обязательным.
Условия продажи, указанные в соглашении с клиентом, применяются для автоматического заполнения документов продажи и контроля отклонения условий продажи от достигнутых с клиентом договоренностей. Если в документе продажи указать соглашение, то в документе будут автоматически заполнены данные из соглашения, такие как хозяйственная операция, организация, склад, правила оплаты, вид цены, значение признака «Цена включает НДС».
Контроль условий продажи, указанных в соглашении с клиентом, выполняется при проведении документов Заказ клиента, Реализация товаров и услуг. При отклонении условий продаж от указанных в соглашении, менеджер должен провести согласование измененных условий продаж с руководством. Для этого необходимо провести заказ клиента в статусе «На согласовании» и отправить документ на согласование, запустив бизнес-процесс согласования на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента. Регистрировать документы с отклонениями от условий продаж могут те пользователи, которые имеют полные права или для них установлено право отклонения от условий продаж (роль «Отклонение от условий продажи»).
При работе с клиентами может быть оформлено два вида соглашения:
■ Типовое соглашение об условиях продажи - типовое соглашение содержит список типовых условий продажи, которые могут быть применены для определенного сегмента клиентов (например, «Оптовые покупатели», «Дилеры», «Дистрибьюторы», «Сетевые магазины»), за исключением динамически формируемых сегментов. Количество типовых соглашений неограниченно и зависит от разнообразия тех условий продажи, которые применяются на предприятии. В каждом типовом соглашении указываются свои условия продаж: вид цен, по которым будет осуществляться продажи, график оплаты, список предоставляемых скидок и т.д.
■ Индивидуальное соглашение об условиях продажи - индивидуальное соглашение используется, если клиенту предоставляются особые условия, которые отличаются от типовых условий продажи. В индивидуальном соглашении типовые условия продаж могут быть уточнены по сравнению с типовым соглашением. Изменение типовых условий продаж в индивидуальном соглашении должны быть обязательно согласованы с вышестоящим руководством, если у пользователя отсутствует роль «Отклонение от условий продажи» или полные права.
Предусмотрена возможность регистрировать типовые условия продаж и/или для каждого клиента регистрировать индивидуальные условия продажи.
Выбор варианта использования соглашения определяется по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование соглашений с клиентами:
■ Типовые и индивидуальные соглашения. При работе с клиентами может быть оформлено два вида соглашений: типовое соглашение и индивидуальное соглашение.
■ Только типовые соглашения. Может быть оформлено только типовое соглашение.
■ Только индивидуальные соглашения. Может быть оформлено только индивидуальное соглашение.
■ Не использовать. Соглашения не используются. При отключении соглашений цены и график оплаты определяются непосредственно в документе продажи.
Регистрации соглашений с типовыми правилами продаж выполняется в списке Типовые соглашения об условиях продажи, доступном по ссылке CRM и маркетинг – НСИ продаж - Типовые соглашения с клиентами.
Для каждой группы (сегмента) клиентов могут быть настроены свои правила продаж. Такие правила продаж называются типовыми соглашениями об условиях продаж. Если для различных категорий клиентов (оптовые клиенты, дистрибьюторы и т. д.) применяются различные типовые условия продаж, то в типовом соглашении в поле Сегмент клиентов указывается та группа (сегмент клиентов), для которой будут действовать условия, определенные в соглашении.
Совместное использование типовых соглашений и сегментов позволяет менять правила продаж:
■ для изменения правил продаж конкретному партнеру необходимо переместить его в другой сегмент, причем это может быть сделано автоматически согласно заданным правилам;
■ для изменения правил продаж для всех клиентов из определенного сегмента необходимо изменить типовое соглашение, используемое для клиентов данного сегмента.
Также можно создать различные типовые соглашения, если отличаются условия продаж различных групп товаров (сегментов номенклатуры). В этом случае в соглашении в поле Сегмент номенклатуры указывается группа (сегмент номенклатуры), и по условиям, зарегистрированным в данном соглашении, можно будет продавать только те товары, которые относятся к указанному сегменту.
Если у пользователя отсутствует роль «Отклонение от условий продажи» или полные права, то будет запрещено отгрузить номенклатуру, не входящую в сегмент номенклатуры. Контроль на отклонение от условий продажи соглашения выполняется при записи, проведении документов (заказ/реализация товаров и услуг). При этом в документах выбор произвольных товаров не запрещается, поскольку в общем случае можно подготовить заказ клиента с отклонениями от условий соглашения и затем согласовать эти отклонения. В форме подбора товаров, открытой из форм документов (заказ клиента, реализация товаров и услуг), есть возможность отобрать товары только определенного сегмента. Подбор по умолчанию открывается с отбором по сегменту номенклатуры, указанному в соглашении.
Процесс создания и утверждения соглашений реализован через использование статусов:
■ Не согласовано - требуется согласование условий продажи, заданных по соглашению. Такое соглашение недоступно для выбора в документах продажи;
■ Действует – устанавливается по умолчанию при создании соглашения.
■ Закрыто - устанавливается для соглашений, условия продажи по которым неактуальны (например, правила продаж на предприятии были изменены). Такое соглашение недоступно для выбора в документах продажи. Для сохранения истории правил продаж рекомендуется закрыть предыдущее соглашение и создать соглашение с новыми правилами продаж.
Фиксируемые в соглашении правила продаж можно разделить на следующие группы:
■ Ценовые условия (цены, скидки, валюта цен).
■ Финансовые условия (валюта расчетов, график оплаты, детализация расчетов, порядок оплаты).
■ Логистические условия (обеспечение и отгрузка).
■ Прочие условия.
¶ Ценообразование (цены, скидки)
В соглашении на закладке Условия продажи можно задать общий и индивидуальный вид цены. Здесь же определяется валюта (за исключением динамически формируемых сегментов), в которой будут регистрироваться цены при оформлении документов продажи.
Установка индивидуального вида цены для отдельных ценовых групп предусмотрена на закладке Уточнение цен по ценовым группам, для конкретных позиций номенклатуры - на закладке Уточнение цен по товарам. Для позиций номенклатуры можно уточнить не только вид цены, но и ее числовое значение.
Общий вид цены, указанный по соглашению, имеет наименьший приоритет в сравнении с индивидуальными, уточненными ценами по соглашению.
Уточнение цен по товарам, уточнение цен по ценовым группам доступно в соглашении при использовании ценообразования версии 11.0.
При ценообразовании версии 11.5. в соглашении уточнение цен по ценовым группам и товарам трансформировано в индивидуальный вид цены.
Цены можно и не фиксировать в соглашении. Продажу можно отражать по произвольным ценам, которые задаются непосредственно при оформлении документов продажи Заказ клиента, Реализация товаров и услуг. При проведении документов по произвольным ценам в рамках соглашения, в котором цена не задана, выполняется контроль на отклонение от условий продажи по соглашению – выходит сообщение «В соглашении цены не определены. Цена по данному соглашению не может быть установлена без согласования. Недостаточно прав на отклонение от условий продаж». Проведение таких документов доступно только для тех пользователей, для которых определена роль «Отклонение от условий продаж или пользователей с полными правами. В остальных случаях, заказа клиента необходимо провести в статусе «На согласовании» и отправить документ на согласование, запустив бизнес-процесс согласования на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента.
¶ Скидки (наценки)
Перечень автоматических скидок, которые будут применяться при оформлении продаж по соглашению, указывается на закладке Скидки (наценки) по этому соглашению.
Скидки будут действовать в соответствии с определенными для них условиями и правилами совместного применения в списке Скидки (наценки).
В соглашении на закладке Условия продаж можно установить максимальный диапазон ручных скидок и наценок как по соглашению в целом, так и для конкретных ценовых групп. Ограничения по скидкам (наценкам) в соглашении можно установить, если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг – Ограничения ручных скидок в продажах по соглашениям.
Уточнение максимального % ручной скидки (наценки) по ценовым группам на закладке «Условия продаж» предусмотрено при ценообразовании версии 11.5.
Если менеджеру запрещено предоставлять ручные скидки (наценки) по документам, оформленным в рамках соглашения, то в соглашении устанавливаются нулевые значения ручных скидок (наценок).
Также предусмотрена возможность ограничения предоставления ручных скидок конкретным пользователям независимо от условий, определенных в соглашениях.
¶ Финансовые условия (валюта взаиморасчетов, детализация расчетов, график оплаты)
В соглашении определяется, требуется ли указание договора или нет.
Если договоры не используются, то в соглашении можно задать валюту взаиморасчетов и вариант детализации расчетов (по заказам, по накладным или аванс по заказам, долг по накладным).
Если договоры используются и в соглашении установлена настройка Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре), то вариант детализации расчетов, валюта взаиморасчетов, порядок оплаты определяются в договоре.
В соглашении можно задать график оплаты, используемый для автоматического заполнения этапов оплаты в заказах, накладных. Для каждого графика оплаты задается список этапов оплаты, включающий вариант отсчета (от даты заказы, от даты отгрузки др.), вариант контроля (оплата до обеспечения, оплата до отгрузки и др.) и вариант учета отсрочки (по календарным дням или рабочим дням производственного календаря), в соответствии с которым будут рассчитываться даты платежей.
Если необходимо контролировать минимальную сумму заказа, на которую должна быть совершена покупка клиентом, то для такой возможности в соглашении предназначен реквизит Минимальная сумма заказа. Если на клиента оформлен заказ на сумму меньше минимальной суммы, установленной по соглашению, то проведение такого заказа будет возможно пользователями, которым назначена роль «Отклонение от условий продажи», или пользователями с полными правами. При отсутствии роли для проведения заказа документ необходимо будет провести в статусе «На согласовании» и отправить на согласование, запустив бизнес-процесс Согласование заказа клиента на основании заказа клиента.
¶ Логистические условия (обеспечение и отгрузка)
В соглашении можно указать склад, с которого будет оформляться отгрузка товаров. Склад из соглашения будет заполняться по умолчанию в заказах, накладных, оформленных по данному соглашению.
Если склад не указан, то отгрузка клиенту по данному соглашению может производиться с любого склада. Если склад указан, то при проведении документов контролируется соответствие склада в заказе/реализации и соглашении. Если значение склада в документах (заказа/реализация) и соглашении не совпадает, при проведении документов выходит сообщение «Склад не должен отличаться от значения в соглашении». Проведение таких документов доступно только для тех пользователей, для которых определена роль «Отклонение от условий продаж или пользователей с полными правами. В остальных случаях, например для проведения заказа клиента потребуется отправить документ на согласование, запустив бизнес-процесс согласования на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента.
В качестве значения склада может быть указана группа складов, с которых предусмотрена отгрузка товаров в рамках соглашения. Указание группы складов доступно только в том случае, если соглашение не используется при работе с торговыми представителями. Такое ограничение связано с тем, что в задании торговому представителю можно указать конкретный склад, а не группу складов.
Если в соответствии с условиями продаж по данному соглашению товары будут закупаться под конкретные заказы клиентов (обособлено), то необходимо установить флаг Обеспечивать заказы обособленно. В заказах, оформленных по соглашению с установленным флагом, для строк товаров будет автоматически устанавливаться вариант обеспечения К Обеспечивать и флаг Обособленно. При необходимости этот вариант можно будет изменить в заказе.
Срок поставки товаров или оказания работ/услуг по заказу, оформленному в рамках соглашения, в течение которого клиент желает получить товар, указывается в поле Поставка. Срок поставки задается в днях, отражает плановое количество дней от даты заказа до даты отгрузки. Срок поставки используется для расчета даты отгрузки в заказе клиента, как Дата заказа клиента + Поставка.
Реквизит Переход права собственности задается в днях, отражает плановое количество дней от даты отгрузки до даты перехода права собственности на товар. Реквизит доступен, если в соглашении включена настройка Возможна отгрузка без перехода права собственности. Используется для расчета даты платежа в правилах оплаты заказов, накладных.
При оформлении отгрузки с ордерного склада предусмотрена возможность выбора способа создания расходных ордеров:
■ с разбиением по заказам и накладным;
■ с группировкой по партнерам и заданиям на перевозку.
Если установлена настройка по созданию ордеров с разбиением по заказам и накладным, то расходные ордера в этом случае создаются с разбиением по распоряжениям:
■ Если по распоряжению еще нет расходного ордера, то создается новый расходный ордер.
■ Если есть расходный ордер в статусе Подготовлено по распоряжению, то изменяется этот ордер.
■ Если расходный ордер по распоряжению в статусе больше, чем Подготовлено - создается новый ордер.
Если установлена настройка с группировкой по партнерам и заданиям на перевозку, то расходные ордера создаются в соответствии с настройками оформления расходных ордеров на складе: Собирать товары в порядке доставки и Порядок отбора товаров не зависит от порядка доставки.
¶ Прочие условия
Регулярным является соглашение, заданные условия в котором выполняются с определенной периодичностью. Если соглашение является регулярным, то в соглашении на закладке Прочие условия устанавливается флаг Соглашение является регулярным и определяются следующие параметры:
■ Сумма – сумма, на которую клиент должен закупить в течение указанного периода;
■ Период – периодичность выполнения регулярных условий;
■** Количество периодов** – срок, в течение которого клиент должен выполнять регулярные закупки товаров.
Например, по условиям соглашения партнер в течение года (12 месяцев) каждый месяц должен закупать у предприятия товаров на сумму 500 000 руб. В соглашении для этого нужно зафиксировать период, количество периодов и месячный объем закупок товаров. После указания количества периодов автоматически изменяется период действия соглашения. Исходя из приведенного примера, дата начала будет установлена в соответствии с датой начала месяца, а дата окончания – с датой окончания периода действия регулярного соглашения.
Если на предприятии ведутся продажи товаров через торговых представителей, то можно указать, какие соглашения будут доступны для торговых представителей. В этих соглашениях на закладке Прочие условия устанавливается флаг Используется в работе торговых представителей.
Возможность использования соглашения внешними пользователями при самообслуживании партнером определяется флагом Доступно внешним пользователям.
В соглашении можно указать сценарий планирования и вид плана, используемые при составлении планов закупок партнером (внешним пользователем) при самообслуживании. Партнер самостоятельно может сформировать план закупок, в созданном плане потребуется указать соглашение. По сценарию планирования выбранного соглашения определяется период, на который формируется план. На выбор партнеру в плане будет доступно соглашение, в котором установлен флаг Доступно внешним пользователям.
Для пользователей программы, участников планирования, сформированные планы закупок внешними пользователями, отображаются как планы продаж в списке документов Планы продаж по номенклатуре.
¶ Индивидуальные соглашения с клиентами
Регистрации соглашений с типовыми правилами продаж выполняется в списке в списке Индивидуальные соглашения об условиях продаж, доступном по ссылке Продажи – НСИ продаж – Индивидуальные соглашения с клиентами.
Создать индивидуальное соглашение можно и вводом на основании карточки партнера, в которой установлен тип взаимоотношений Клиент.
В зависимости от используемой на предприятии схемы правил продаж индивидуальные соглашения могут оформляться:
■ отдельно (при варианте использования соглашений Только индивидуальные соглашения);
■ на основании данных, зарегистрированных в типовом соглашении (при варианте использования соглашений Типовые и индивидуальные соглашения).
В первом случае индивидуальные соглашения создаются аналогично типовым соглашениям. Разница в том, что индивидуальное соглашение оформляется по каждому конкретному клиенту – в отличие от типового соглашения, в котором указывается сегмент (группа) партнеров.
Во втором случае основой для создания индивидуального соглашения является типовое соглашение. В нем определены те типовые условия продаж, которые должны обязательно действовать для клиента в соответствии с сегментом партнеров, к которому принадлежит клиент. В индивидуальном соглашении в поле Типовое соглашение указывается типовое соглашение, из которого в индивидуальном соглашении будут заполнены типовые правила продаж.
В индивидуальном соглашении могут быть уточнены условия, которые не определены в типовом соглашении. Например, могут быть указаны организация, контрагент, склад, график оплаты, если они не определены в типовых условиях продаж.
В индивидуальном соглашении нельзя изменить типовые условия продаж, если пользователь не имеет права на отклонение от условий продаж (роль «Отклонение от условий продажи»). Необходимо предварительно согласовывать эти изменения. Например, нельзя изменить без дополнительного согласования цены и скидки, если они определены в типовых условиях продаж.
¶ Согласование соглашений об условиях продажи
Согласование соглашений об условиях продажи выполняется с помощью бизнес-процесса Согласование соглашений с клиентами. Использование данного бизнес-процесса определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование – Согласование соглашений с клиентами.
Отдельно согласовываются логистические, финансовые, ценовые и коммерческие условия продаж.
Список ответственных за согласование по каждому виду условий продажи задается по соответствующим гиперссылкам НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи - Согласование.
В списке по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование предусмотрены четыре роли, на которые назначаются исполнители задач бизнес-процессов:
■ Ответственный за согласование логистических условий – согласовывает информацию о складах отгрузки и сроках поставки товаров.
■ Ответственный за согласование ценовых условий – согласовывает цены, скидки.
■ Ответственный за согласование финансовых условий – согласовывает графики и формы оплаты.
■ Ответственный за согласование коммерческих условий – анализирует результаты согласования и принимает окончательное решение об утверждении соглашения.
Пример. На предприятии утверждены следующие ответственные за согласование условий:
■ логистические условия – Волков А.И.,
■ ценовые условия – Соловьева Л.Б.,
■ финансовые условия – Лопырев К.В.,
■ коммерческие условия – Соколов М.В.
Ответственные внесены в соответствующие списки по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование.
Бизнес-процесс согласования соглашений может быть выполнен как в момент регистрации типового соглашения, так и в момент регистрации индивидуального соглашения.
Запуск процесса согласования производится путем ввода на основании соглашения (команда Согласование соглашений с клиентами) или из отдельного диалогового окна (команда Согласование на панели навигации формы соглашения).
При запуске процесса согласования автоматически определяется, какие именно виды условий продажи (цены, скидки, график оплаты и др.) необходимо согласовывать.
Задачи по согласованию условий отображаются у ответственных в списке Главное – Почта, задачи - Мои задачи.
Если происходит согласование типового или индивидуального соглашения, оформленного без указания типового, то задача будет сформирована ответственному за согласование коммерческих условий. Ответственный за согласование должен принять решение о вводе в действие типовых (индивидуальных) условий продаж. Задача на согласование ценовых условий может быть предварительно направлена ответственному за их согласование только в том случае, если указанные в соглашении цены не входят в допустимый диапазон цен продажи.
Если выполняется согласование индивидуального соглашения, которое создано на основе типовых условий продажи (указано типовое соглашение), то анализируются все отклонения (логистические, финансовые, ценовые). При наличии отклонений задачи направляются на согласование соответствующим участникам согласования. Например, если в индивидуальном соглашении указали цены, отличные от зафиксированных в типовом соглашении, то задача на согласование будет направлена пользователю, ответственному лицу, который согласовывает ценовые условия продаж. После получения результатов согласования от всех участников автоматически формируется задача согласующему коммерческие условия, который принимает окончательное решение о согласовании соглашения.
Согласующий условия продаж может проанализировать весь список отклонений от типовых условий продаж, используя отчет Отклонения от условий продаж, доступный из формы задачи по согласованию условий.
Если ответственный за согласование коммерческих условий принимает положительное решение, то в соглашении автоматически устанавливается статус Действует.
В процессе согласования соглашение не блокируется и может быть изменено, например, для отслеживания правок соглашения в процессе его согласования должен быть включен механизм версионирования для соглашений в форме НСИ и настройки – Продажи – Включить версионирование под блоком Согласование соглашений с клиентами. В этом случае при изменении соглашения после согласования условий в форме задачи подведения итогов согласования выводится предупреждение.
¶ Проверка правил продаж
Список условий продажи, которые зарегистрированы в типовом соглашении, можно посмотреть в отчете Типовые условия продаж (Продажи – Отчеты по продажам – Выполнение условий продажи). Отчет позволяет сравнить информацию об общих параметрах типовых соглашений (график оплаты, вид цен и т. д.).
Можно посмотреть и сравнить значения текущих цен на дату формирования отчета, зарегистрированные в разных типовых соглашениях - вариант отчета Цены в условиях продаж (Продажи – Отчеты по продажам – Выполнение условий продажи).
¶ Договоры с клиентами
Договор с клиентом - договор между организацией и контрагентом, определяющий условия поставки товаров, оказания услуг, выполнения работ. Договор отражает регламентированный характер взаимоотношений между организацией и контрагентом. В договоре фиксируются валюта взаиморасчетов, детализация расчетов и прочие условия, используемые при оформлении операций по продажам и др.
Доступность договоров определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи - Договоры с клиентами.
Для регистрации и хранения договоров предназначен список Продажи – НСИ продаж – Договоры с клиентами.
Учет по договорам можно вести независимо от того, используются соглашения об условиях продажи или не используются.
Если соглашения используются, то в соглашении определяется, требуется указание договора (устанавливается флаг Требуется указание договора, порядок расчетов определяется в договоре) или нет. Если по соглашению требуется указание договора, то в документе при указанном соглашении будет обязателен для заполнения договор. Между соглашениями и договорами нет прямой взаимосвязи. В документе в рамках соглашения можно указать любой договор соответствующего типа.
В договоре указывается информация о сторонах, которые заключили договор: организация, от имени которой оформляется договор, и контрагент (юридическое или физическое лицо сторонней организации). В договоре также указывается информация о покупателе (партнере).
Если предполагается работа с сетью магазинов от одного юридического лица, с которым и заключается договор, то в качестве покупателя (партнера) может быть указана группа партнеров (например, группа сетевых магазинов).
УИП (уникальный идентификатор платежа, используемый для автоматического заполнения объекта расчетов в платежном поручении) по договору формируется автоматически при записи договора при заполненном номере и дате договора, и далее УИП используется во всех документах, оформленных по договору.
Если, например, сформировать счет на оплату (предоплата) по этому договору, то в счете генерируется собственный идентификатор платежа, отличной от значения УИП по договору.
УИП генерируется во всех «нижестоящих» объектах относительно объекта расчетов, то есть в тех случаях, когда по документу можно вычислить объект расчетов. При загрузке входящих платежей программа автоматически производит поиск по УИП для заполнения основания платежа и объекта расчетов.
Можно оплатить несколько счетов с задержкой, либо частями платить. Но в рамках одного договора. Тогда указание УИП договора позволит его идентифицировать при загрузке из клиент-банка. Указывая любой УИП подчиненного объекта расчетов платеж автоматически привяжется к договору.
¶ Взаиморасчеты
В договоре определяются условия ведения расчетов: валюта, детализация расчетов, признак оплаты в иностранной валюте. Предусмотрены различные варианты детализации расчетов: в целом по договору или с детализацией по заказам или накладным.
При вариантах детализации расчетов «По договорам», «Аванс по договорам, долг по накладным» график исполнении оплат может определяться:
■ заказами/накладными. График оплаты задается в правилах оплаты документов (заказов/накладных).
■ либо договором. График оплат и отгрузок задается в договоре по соответствующей гиперссылке. Для такой возможности в договоре нужно указать фиксированную сумму взаиморасчетов. Для этого необходимо установить флаг Сумма договора фиксирована и указать суммовое значение. Реквизит Сумма договора фиксирована отражает справочную информацию, контроль суммы договора не предусмотрен.
Если в карточке договора установлен флаг Сумма договора фиксирована и указана сумма договора, то отображается гиперссылка «Оплачено: 0,00 RUB 0%, Отгружено: 0,00 RUB 0%». % Оплачено и % Отгружено считается относительно фиксированной суммы договора. При расчете процента оплаты учитывается сумма всех авансов по договору и оплат по накладным в рамках этого договора.
При детализации расчетов «Аванс по договорам, долг по накладным» в карточке договора с клиентами отображается гиперссылка «Оплачено: 0,00 RUB, Отгружено: 0,00 RUB», где суммы оплаты – это сумма авансов по договору и оплат по накладным.
Если в договоре выбрана валюта взаиморасчетов, отличная от национальной валюты «рубль», то на форме договора доступны реквизиты Оплата в иностранной валюте и Курс валюты договора.
Если оплата по договору осуществляется в валюте, отличной от национальной валюты «рубль», то необходимо установить флаг Оплата в иностранной валюте. Реквизит Оплата в иностранной валюте определяет порядок расчета налоговой базы НДС и суммы НДС. При установленном флаге при реализации налоговая база НДС и сумма НДС рассчитываются по курсу на дату отгрузки в соответствии с п. 3 ст. 153 НК.
В договоре предусмотрены варианты определения курса валюты (реквизит Курс валюты договора):
■ Установленный в договоре – курс валюты устанавливается в договоре, задолженность переоценивается, если курс договора меняется.
■ Фиксированный на дату отгрузки – курс валюты для платежки берется на дату накладной, задолженность не переоценивается. Для авансов курс берется на дату платежа, зачет аванса происходит по курсу аванса. Постоплата производится по курсу на дату накладной.
■ Переменный – курс валюты переменный, задолженность переоценивается (значение по умолчанию).
Вариант Фиксированный на дату отгрузки доступен для договоров с детализацией расчетов:
■ Аванс по договорам, долг по накладным.
■ Аванс по заказам, долг по накладным.
■ По расчетным документам.
¶ Запрет отгрузки
По договору предусмотрен контроль просроченной дебиторской задолженности и контроль превышения суммы дебиторской задолженности (настройки Запрещать отгрузку) при проведении заказов клиентов/реализаций товаров и услуг. Сумма указывается в той валюте, которая определена в договоре. Контроль предусмотрен только для договоров с контрагентами (клиентами). При проведении заказа клиента контроль выполняется при всех вариантах детализации расчетов, за исключением расчетов «по расчетным документам». При ведении расчетов по расчетным документам контроль выполняется только при проведении реализации товаров и услуг.
Оформить отгрузку клиенту, нарушившему условия договора (при превышении суммы дебиторской задолженности и/или наличии просроченной задолженности), можно при наличии роли «Отклонение от условий оплаты» или полных правах. В таком случае при проведении документов (заказов, реализаций не по заказу) сообщения о превышении допустимой суммы кредита и/или об имеющейся просроченной задолженности по договору носит информационный характер, сообщения не блокируют проведение документов.
¶ Налогообложение НДС
Для договора может быть указано Налогообложение НДС:
■ Определяется указанным значением (Продажа облагается НДС, Продажа не облагается НДС, Экспорт). Указанное значение варианта налогообложения будет заполняться из договора в документах (заказах, накладных) в соответствующем поле.
■ Определяется в заказах и накладных. Налогообложение в договоре не задается, а указывается в заказах/накладных.
Если в договоре задано значение налогообложения НДС Экспорт, то есть возможность конкретизировать значение экспорта с целью автоматической установки в заказах/накладных с использованием настройки по ссылке НСИ и администрирование - Настройка НСИ и разделов - Учет НДС, импорт и экспорт – Экспорт. Необходимо установить одно из значений Экспорт несырьевых товаров или Экспорт сырьевых товаров, работ и услуг. В таком случае при выборе договора со значением Экспорт, в документах будет установлено конкретное значение экспорта соответствующее заданной настройки.
Ставка НДС для платежей заполняется автоматически, исходя из выбранного в договоре значения варианта налогообложении НДС. Указанная Ставка НДС для платежей используется для автоматического заполнения в платежных документах при создании на основании или при выборе договора в качестве объекта расчетов. В платежных документах ставка НДС заполняется из объекта расчетов. Ставка НДС необходима для расчета суммы НДС при оформлении платежей (документов списания и поступления) по договору. За счет этой возможности обеспечивается формирование счетов-фактур на аванс с учетом НДС, выделенных в платежных документах.
Если договор является типовым и в информационной базе настроены Шаблоны типовых договоров, то договор можно распечатать. Доступные для печати шаблоны будут отображаться в меню Печать в форме списка и в форме карточки договора.
Договор с контрагентом может быть заключен в электронном виде. Электронные договоры создаются в формате PDF/A3, который включает визуальное представление договора в формате PDF и структурированную часть в формате XML. Структурированная часть должна соответствовать визуальной, а в случае несоответствия визуальная часть будет иметь приоритет. Электронный договор подписывается электронной подписью и направляется контрагенту через оператора ЭДО. Работа с электронным договором рассмотрена в разделах Электронные договоры в PDF/A3 и Электронными договоры в формате XML.
¶ Запрет отгрузки по произвольным условиям («стоп-листы»)
Предусмотрена возможность запрещать отгрузки клиентам, которые входят в определенный сегмент партнеров («стоп-лист»).
Такая возможность доступна при установленных функциональных опциях НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – CRM и маркетинг – Маркетинг - Сегменты клиентов и НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи - Запрет отгрузки.
«Стоп-лист» – это сегмент клиентов, в который включаются клиенты, отгрузка которым запрещена. Включение клиента в «стоп-лист» может производиться вручную или автоматически при выполнении условий, которые могут индивидуально настраиваться на каждом предприятии. Например, в «стоп-лист» автоматически включаются те клиенты, которые имеют фактическую просроченную задолженность, образованную накладными. Дополнительно в «стоп-лист» могут быть вручную добавлены «ненадежные» клиенты, которые утратили доверие руководства предприятия.
В таких сегментах клиентов устанавливается флаг Сегмент используется для запрета отгрузки.
В сегментах запрета отгрузки можно использовать два способа формирования: Формировать вручную или Периодически обновлять. При этом можно использовать все те типовые схемы компоновки данных, которые применяются в сегментах клиентов: по продажам, по расчетам, по взаимодействиям.
Информация о сегментах запрета отгрузки отображается на отдельной закладке списка Сегменты клиентов (CRM и маркетинг).
После включения клиента в сегмент запрета отгрузки в карточке клиента отображается информация о том, что ему запрещена отгрузка.
Из карточки клиента можно включить клиента в сегмент запрета отгрузки (запретить отгрузку) или исключить из сегмента запрета отгрузки (разрешить отгрузку). Правом включения и исключения клиента из сегмента запрета отгрузки обладают пользователи, которым доступна роль Добавление и изменение сегментов партнеров. Клиент может входить в несколько сегментов запрета отгрузки. Например, можно запретить продажи, если клиент нарушил какие-либо обязательства или если он не выполнил условия по объему продаж за прошлый месяц. При вхождении клиента в несколько сегментов запрета отгрузки применяется следующее правило:
■ клиенту запрещена отгрузка, если он включен хотя бы в один сегмент запрета отгрузки;
■ клиенту разрешена отгрузка, если он не включен ни в один из сегментов запрета отгрузки.
Информация о том, что клиенту запрещена отгрузка, будет отображаться в коммерческих предложениях, заказах клиентов и накладных. Отгрузить товар клиенту, которому запрещена отгрузка, имеют возможность только те пользователи, для которых указана дополнительная роль Реализация клиентам, входящим в сегменты запрета отгрузки.
Список клиентов, которым запрещена отгрузка, можно посмотреть в отчете Клиенты, которым отгрузка запрещена (Продажи – Отчеты по продажам – Оптовые продажи).
¶ Оптовая продажа
Поддерживается возможность контролировать все этапы работы менеджера с клиентами: начиная с момента регистрации нового клиента и его первичного интереса до момента отгрузки ему товаров. Менеджер постоянно отслеживает текущее состояние отношений с клиентами, проводит классификацию клиентов по степени их привлекательности и стабильности сотрудничества с ними.
Документооборот продаж при оформлении операций оптовой продажи можно представить в виде следующей схемы.
Обеспечивается возможность организовать различные варианты документооборота продаж в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Одним из примеров вариативности документооборота продаж является использование функциональности коммерческих предложений.
Например, если потребности клиента выявляются постепенно с предложением ему различных вариантов и в рамках процесса продажи ведутся активные длительные торги, может быть задействована функциональность коммерческих предложений. По окончании торгов, основываясь на данных коммерческого предложения, оформляется заказ клиента.
Если же клиенты ориентируются в прайс-листе и самостоятельно формируют потребность, например с учетом свободного складского остатка, коммерческие предложения можно не использовать. Функциональность заказов также не является обязательной, документы продажи могут быть оформлены без предварительных заказов (например, отгрузка в кредит по долгосрочным договорам).
¶ Коммерческое предложение клиенту
Коммерческое предложение клиенту – предложение о заключении сделки, отражающее условия продажи клиенту о покупке товаров, оказании услуг, выполнении работ в соответствии с первичным спросом. Позволяет регистрировать процесс предварительного взаимодействия с покупателем и оценивать его результативность.
Составление, отправка и печать коммерческих предложений, в том числе и как ответ на запрос коммерческого предложения в сервисе «1С:Бизнес-сеть», доступны при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Коммерческие предложения клиентам.
Коммерческое предложение может быть создано на основании сделки с клиентом или из списка документов Коммерческие предложения клиентам (Продажи – Оптовые продажи).
Используя сервис «1С:Бизнес-сеть», можно формировать коммерческие предложения на основе данных о потребностях клиентов. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Запросы коммерческих предложений от клиентов.
Цены, условия оплаты и поставки коммерческого предложения регламентированы типовым или индивидуальным соглашением об условиях продажи.
Информация об условиях продажи заполняется в соответствии с соглашением, указанным в сделке с клиентом.
Условия продажи в коммерческом предложении можно заполнить и по выбранному соглашению (команда Цены и скидки – По условиям продаж).
При работе с коммерческим предложением поддерживается назначение ручных скидок (команда Цены и скидки – Назначение ручной скидки (наценки)).
По результату согласования с клиентом в коммерческом предложении необходимо установить статус Действует и срок действия.
На основании действующего коммерческого предложения может быть оформлен документ Заказ клиента.
В коммерческом предложении, от которого отказался клиент, устанавливается статус Отменено.
¶ Заказ клиента
Документ Заказ клиента предназначен для регистрации договоренности с клиентом о поставке определенного перечня номенклатуры, определяет порядок и сроки оплаты.
Использование заказов клиентов определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов.
В этом же разделе по ссылке НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов определяется вариант использования заказов клиентов:
■ Заказ как счет. Заказы используются только для печати счетов на оплату. Товар не резервируется, исполнение заказа не контролируется. Статусы в заказе недоступны.
■ Заказ только со склада. Заказ можно оформить только на товар, который есть в наличии на складе. Товар резервируется на складе с учетом свободных остатков. Контролируется состояние оплаты при оформлении отгрузки по предоплате. Можно контролировать исполнение заказа клиента (не закрывать заказ при неполной отгрузке и/или оплате клиента). В заказе доступны статусы:
○ На согласовании - фиксируется несогласованная потребность клиента. Заказ на согласовании - это черновик, по которому возможно изменение условий продажи. По несогласованному заказу предприятие не берет обязательств перед клиентом по отгрузке заказа, а клиент не берет обязательств по оплате заказа. Если же по заказу оформлена оплата, то на форме заказа отображается сумма и % оплаты, что может быть как информация того, что заказ нужно согласовать, тем самым приняв заказ в работу. Для оперативного получения информации о фактическом поступлении оплаты можно использовать отчет Состояние выполнения, колонка «Оплата – Факт», доступный из формы заказа или из списка документов заказов. Если по заказу стороны начинают выполнять обязательства, то подразумевается, что такой заказ уже согласован. Как только заказ будет согласован, по нему можно будет вести работы.
○ В резерве – зарезервированы товары на складе.
○ К отгрузке – зарезервированные товары по заказу готовы к отгрузке.
○ Закрыт - заказ считается выполненным, планируемая отгрузка оформлена, и сумма оплаты от клиента получена.
■ Заказ со склада и под заказ. Заказы принимаются не только на товар, имеющийся в наличии, но и на товар, требующий обеспечения. Отгрузка происходит по мере обеспечения. Для этого предусмотрена установка различных вариантов действия для товаров (К обеспечению, Обеспечивать обособленно, Резервировать по мере поступления, Резервировать на складе, Отгрузить). При этом варианте ведения заказов предусмотрено обособленное обеспечение заказов (учет по назначениям). В заказе доступны статусы:
○ На согласовании - заказ не формирует движений, используется для фиксации несогласованной потребности клиента. Заказ оформлен в качестве черновика, возможно изменение условий работы по заказу (например, сумма заказа). Предприятие не берет обязательств перед клиентом по обеспечению и отгрузке заказа, а клиент не берет обязательств по оплате заказа. Если же по заказу оформлена оплата, то на форме заказа отображается сумма и % оплаты, что может быть как информация того, что заказ нужно согласовать, тем самым приняв заказ в работу. Для оперативного получения информации о фактическом поступлении оплаты можно использовать отчет Состояние выполнения, колонка «Оплата – Факт», доступный из формы заказа или из списка документов заказов. Если по заказу стороны начинают выполнять обязательства, то подразумевается, что такой заказ уже согласован.
○ К выполнению – заказ согласован как со стороны продавца, так и со стороны покупателя, заказ принят в работу. По такому заказу можно увидеть оплату, как на форме заказа, так и в отчете Состояние выполнения. Возможно управление отгрузкой и резервированием для каждой строки заказа.
○ Закрыт - заказ считается выполненным, планируемая отгрузка оформлена, и сумма оплаты от клиента получена.
¶ Формирование заказов
Заказ клиента может быть оформлен:
■ на основании коммерческого предложения, согласованного с клиентом;
■ на основании сделки с клиентом, в которой был зарегистрирован первичный интерес клиента;
■ на основании задания торговому представителю;
■ из карточки партнера, который является клиентом (с типом взаимоотношений «Клиент);
■ из списка документов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов.
Если заказ формируется вручную, то требуется соблюдать следующий порядок заполнения. В документе заполняется информация о клиенте и юридическом лице (контрагенте), от имени которого работает клиент. Обычно такое заполнение необходимо, если клиент – это компания, которая может работать от имени нескольких юридических лиц. Если не ведется независимый учет партнеров и контрагентов, то в документе необходимо заполнить только информацию о клиенте.
Правила продаж будут автоматически заполнены в соответствии с соглашением (типовым или индивидуальным), которое действует для выбранного клиента. Если установлен вариант использования соглашений Не использовать, то соглашение в заказе не заполняется.
Ведение учета в разрезе договоров доступно в заказе в том случае, если установлена функциональная опция использования договоров. Если вместе с договорами предусмотрено использование соглашений, то договор указывается в заказе, когда по условиям соглашения требуется указание договора.
Валюта заказа определяется валютой взаиморасчетов, указанной в выбранном соглашении или договоре. В той валюте, которая указана в заказе, будут вестись взаиморасчеты по заказу. Документы отгрузки по заказу можно будет оформить в любой валюте, в том числе и в валюте, которая отличается от валюты взаиморасчетов.
Предусмотрена возможность указания в заказе группы складов, с которых товары будут отгружаться клиенту. Склады можно объединять в группы по территориальному признаку. Для каждой группы складов определяется порядок оформления отгрузки товаров с нескольких складов. Например, если установлен вариант Разрешить в заказах и накладных, то информацию о складах можно указать в табличной части заказа и документа реализации.
Перечень товаров, услуг, работ и тары фиксируется в табличной части документа на закладке Товары. Для подбора товаров в табличную часть документа используется механизм подбора товаров (команда Заполнить – Подобрать товары).
При использовании подбора товаров можно применять различные варианты отбора. Удобно применять подбор товаров с использованием дополнительных реквизитов и свойств, назначенных товарам. Список свойств, по которым будет производиться отбор, определяется в карточке вида номенклатуры (Фильтр по свойствам).
Если для товара ведется учет по характеристикам, то информация по остаткам и ценам показывается в разрезе конкретных характеристик товара. Товары, по которым ведется учет по характеристикам, отмечаются в списке пиктограммой .
Предусмотрена возможность поиска товаров по точному соответствию указанным реквизитам. Например, в общем списке товаров можно найти нужный товар по указанному артикулу.
Данные о ценах подставляются автоматически в соответствии с указанными в соглашении условиями по ценам. Информация о ставке НДС заполняется в соответствии с той системой налогообложения, по которой оформляются продажи в заказе клиента.
¶ Управление обеспечением в заказах
При варианте ведения заказов Заказ со склада и под заказ заказы могут приниматься не только на товар, имеющийся на складе, но и на товар, отгрузка которых происходит по мере их обеспечения.
Для управления обеспечением в строках заказов предусмотрена установка действия:
■ Отгрузить:
○ выдает распоряжение на отгрузку на складе на указанную дату отгрузки;
○ уменьшает запас товара на складе (и свободный остаток);
○ проведение выполняется с контролем свободного остатка на складе.
■ Резервировать:
○ фиксирует резерв товара на складе по заказу;
○ уменьшает свободный остаток на складе;
○ проведение выполняется с контролем свободного остатка на складе.
■ Резервировать по мере поступления:
○ при наличии товара на складе, товар встает в резерв под потребность, зафиксированную заказом;
○ если товара на складе нет, то в качестве обеспечения потребности будут использоваться текущие заказы на поступление;
○ заказ формирует необеспеченную потребность, если нет заказов на поступление;
○ по мере поступления товаров товары распределяются на заказ и встают в резерв автоматически;
○ уменьшает свободный остаток на складе;
○ проведение выполняется без контроля свободного остатка на складе.
■ К обеспечению:
○ фиксирует потребности в заказах без автоматического резервирования товаров на складе;
○ резерв на складе не формируется;
○ не уменьшает свободный остаток на складе;
○ складские запасы распределяются на потребности справочно, без изменения свободного остатка.
■ Не обеспечивать - товар не резервируется и не планируется к обеспечению. Например, резервирование и обеспечение будут происходить только после получения аванса от клиента:
○ не формирует резервов, не изменяет свободные остатки;
○ контроль остатков при проведении не требуется.
Для частичной отгрузки или резервирования в списке действий в заказах предусмотрены команды:
■ Резервировать на складе…
■ Отгрузить…
○ Позволяют установить в строке действия заказа количество меньше, чем количество в колонке «Доступно».
○ При применении этих команд в отдельной форме ввода количества для отгрузки или для резервирования можно ввести количество (а также склад и серию), отличное от количества в строке заказа и тем самым осуществить частичную отгрузку или резервирование строки заказа.
○ При отключенном контроле резервов товаров по заказам на время сеанса команды позволяют установить действие «Отгрузить»/ «Резервировать на складе» в заказе, если значение в колонке «Доступно» равно нулю или недостаточно для срочной отгрузки. Команды будут заполнять действие в выделенных строках, игнорируя резервы других заказов.
Варианты действия можно установить для строк незаписанного заказа.
При проведении заказа формируется распоряжение службе логистики (снабжения) по тем позициям, для которых установлен вариант действия К обеспечению (К обеспечению и флаг Обособленно).
При заполнении варианта обеспечения (колонка Действия) автоматически разбиваются строки заказа в соответствии с наличием товара на складе и возможностью обеспечения:
■ Варианты действия Отгрузить и Резервировать устанавливаются только на величину свободного остатка на складе (если в карточке склада установлен флаг «Контролировать свободные остатки», флаг необходимо установить, если требуется контроль остатков, чтобы не уйти в «минус»).
■ Заказу доступны свободные остатки и распределенные на заказ остатки по «мягкому резерву».
■ Остатки распределяются по строкам в порядке их следования в списке (дата отгрузки в строке игнорируется).
■ Действие остается без изменений в количестве, на которое остатка не хватило (строки дробятся).
■ Если контроль остатков на складе отключен (в карточке склада не установлен флаг «Контролировать свободные остатки»), то действия Отгрузить и Резервировать заполняются на все количество в строке (не контролируется наличие остатков).
При получении данных об остатках и отгруженном/оформленном по заказу количестве учитывается флаг «Обособленно». Если обособленно, то берутся остатки под назначение, если не обособленно, то без назначения.
¶ Информация о доступности товаров (свободный остаток, ожидаемые поступления, резервы)
Если в строке заказа установлено действие К обеспечению, Резервировать по мере поступления, Не обеспечивать, то в табличной части заказа дополнительно отображается доступное количество товара (колонка Доступно), позволяющее получить информацию о количестве товара, свободном для продажи. Это общее количество товара в наличии за вычетом количества в резерве на складе.
Список выбора действий Резервировать на складе, Отгрузить формируется с учетом рассчитанного в строке доступного остатка.
Если в строке заказа указывается склад или серия, то при выборе действия Резервировать на складе или Отгрузить для подбора склада, количества открывается отдельная форма (например, при подборе склада форма Подбор склада для необособленного обеспечения). Такая же форма открывается при выборе данных в полях Склад, Серия, Доступно.
В отдельной форме можно выбрать склад, указать серию, подобрать необходимое количество товара.
Такая же форма доступна при подборе товаров в документ с указанием количества.
Если в табличную часть заказа, оформленного на группу складов, добавлены позиции товаров и указано количество товара, которое требуется по заказу, для подбора склада в документ предусмотрена форма Подбор склада для необособленного обеспечения. Форма открывается при выборе склада в табличной части заказа. На закладках В наличии/В наличии или ожидается для подбора доступны склады, на которых есть свободный остаток или ожидается поступление.
Аналогичная форма открывается при подборе склада для обособленного обеспечения.
В форме Подбор склада для необособленного обеспечения на закладке В наличии доступна информация о резервах.
Из формы подбора склада для необособленного обеспечения предусмотрена расшифровка резерва в отдельной форме.
Также информация о резервах доступна в форме, открываемой при подборе серий в заказ.
При выборе действия «Резервировать на складе», «Отгрузить» также открывается форма подбора склада для резервирования или отгрузки. На выбор доступен список складов, входящих в группу склада, указанную в заказе. На закладках В наличии/В наличии или ожидается для подбора доступны склады, на которых есть свободный остаток или ожидается поступление.
Для складов, на которых отключен контроль остатков (флаг «Контролировать свободные остатки» в карточке склада), доступное количество отображается серым цветом.
При нажатии на колонку «Доступно» двойным щелчком левой кнопки мышки открывается форма с информацией о доступности товаров (свободный остаток, ожидаемые поступления, резервы).
В этой же форме можно получить информацию о резервах на закладке В наличии.
¶ Обособленное обеспечение заказов (учет по назначениям)
Если требуется учет по назначениям, то необходимо использовать заказы в режиме «Заказ со склада и под заказ» (НСИ и администрирование - Продажи - Оптовые продажи - Использование заказов) и обособление в заказе.
Для обособленного обеспечения товара в строке заказа дополнительно устанавливается флаг Обособленно, который подменяет действия Резервировать, Резервировать по мере поступления, К обеспечению, Отгрузить обособленным вариантом.
Для установки/снятия флага Обособленно предусмотрены соответствующие команды.
Обособленный вариант обеспечения доступен, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Обеспечение потребностей - Обособленное обеспечение заказов.
Назначение, под которое будет фиксироваться потребность заказами на отгрузку, формируется автоматически при проведении заказа клиента, в строках которого установлено действие К обеспечению и флаг Обособленно.
Закупленная, обособленная под назначение номенклатура, может быть отгружена только по заказу клиента, который является источником обособленной потребности.
Источником обособленной потребности также может быть, например, заказ на внутреннее потребление, заказ на перемещение, заказ на сборку.
Обособленный учет запасов, расчетов по направлению деятельности не предусмотрен. Возможно обособление товаров по заказу клиента, когда назначением при обособленном обеспечении товарами для продаж является заказ клиента. Объектом обособления будет заказ клиента.
¶ Желаемая дата отгрузки
В заказе клиента можно указать дату отгрузки как для каждой строки заказа (колонка Дата отгрузки в табличной части заказа), так и в целом на заказ (реквизит Отгружать одной датой).
Дата отгрузки – это желаемая дата отгрузки, к которой клиент хочет получить товар, фиксируются пожелания клиента по отложенной отгрузке товаров.
Заполнение даты отгрузки обязательно только для действия «Отгрузить», на эту дату выдается распоряжение на отгрузку. Если заказ с действием «К обеспечению», «К обеспечению (обособленно)» и у клиента нет пожеланий по дате отгрузке, то дата отгрузки в заказе не заполняется. В таком случае программа будет считать, что заказ клиента должен обеспечиться как можно раньше.
Относительно желаемой даты отгрузки можно отслеживать возможность поставки товаров клиентам в обработке по состоянию обеспечения заказов. В обработке «Состояние обеспечения заказов» также можно увидеть информацию по заказам, по которым желаемая дата отгрузки неисполнима. Ориентируясь на дату поставки, на заказ на поступление, которым будет обеспечен заказ на отгрузку, можно отслеживать обеспечение и сообщать информацию клиенту о том, когда планируется поставки.
¶ Контроль состояния обеспечения заказов
Текущее состояние обеспечения заказа клиента можно проконтролировать с использованием рабочего места Состояние обеспечения, доступного по соответствующей гиперссылке на форме заказа клиента.
Рабочее место по состоянию обеспечения может принимать различные наименования, в порядке приоритета:
■ Можно отгрузить сейчас - товары по заказу поступили и зарезервированы.
■ Дата отгрузи не исполнима – задана желаемая дата отгрузки и заказ не обеспечен в срок до желаемой даты отгрузки.
■ Возможная дата отгрузки «Плановая дата обеспечения» (это значение реквизита Гарантированный срок обеспечения из способа обеспечения потребностей) - желаемая дата отгрузки не задана или заказ обеспечен раньше срока.
■ Плановая дата обеспечения не определена – не задан способ обеспечения потребностей.
В рабочем месте Состояние обеспечения, открытом из формы заказа, доступны команды:
■ Отгрузить обеспеченное - использует только запасы на складе, зарезервированные заказом (строки в состояниях: «В резерве» и «Обеспечен на складе»).
■ Отгрузить доступное - использует весь доступный остаток товара на складе, в том числе запасы, ранее распределенные на другие заказы с действием «К обеспечению». Команда работает для выбранных строк.
■ Не обеспечивать – для строки заказа устанавливается действие «Не обеспечивать».
■ Резервировать на складе – использует весь остаток в наличии на складе (свободный доступный остаток, в том числе резервы других заказов (остатки, зарезервированные по другим заказам с действием «Резервировать по мере поступления», «Резервировать на складе»)), в пределах прав доступа пользователя. Команда работает по номенклатуре выбранной строки.
По каждой позиции заказа можно получить подробную информацию о доступности товаров, как по текущему заказу, так и по другим заказам на отгрузку (гиперссылка Подробнее о доступности позиции в рабочем месте по состоянию обеспечения).
Для строк заказа с действием «К обеспечению» в форме состояния обеспечения для планирования графика отгрузки заказов отображается информация о распределении запасов. Распределение справочное, без изменения свободного остатка на складе. Состояние в списке заказов также формируется с учетом полученного распределения.
¶ Правила оплаты
Правила оплаты заполняются в заказе клиента по гиперссылке К оплате:
■ если в документе выбрано соглашение и в нем указаны этапы оплаты, либо шаблон графика оплаты, то информация об этапах оплаты автоматически заполняется в правилах оплаты заказа клиента;
■ если соглашения не используются или этапы оплаты не заполнены в соглашении, то по умолчанию будет заполнен этап оплаты о 100 % платеже по варианту отсчета «от даты заказа» и с вариантом контроля «Оплата независимо от отгрузки».
Если соглашения не используются, то в правилах оплаты заказа можно указать шаблон графика оплаты, по которому будут заполнены этапы оплаты в правилах оплаты заказа.
Дополнительно в условиях оплаты можно указать вариант оплаты: любая, наличная, безналичная, платежная карта. Указание предполагаемого вида оплаты, а также расчетного счета и кассы необходимо для планирования поступления денежных средств по заказам клиентов. Фактическая оплата заказа может быть произведена в любой форме, независимо от планируемого вида поступления денежных средств.
Указание дат платежей для каждого этапа позволяет контролировать наличие просроченной задолженности по оплате клиентом, глубину просроченной задолженности. Эти данные используются для анализа в платежном календаре планируемых поступлений от клиентов.
¶ Назначение скидок
Расчет автоматических скидок в документе производится после заполнения информации о заказываемых товарах и графиках (этапах оплаты), поскольку скидка может быть назначена в соответствии с общей суммой документа или в соответствии с используемым графиком оплаты. Список автоматических скидок (наценок) формируется в соответствии с соглашением, которое указано в заказе клиента. Также учитываются скидки (наценки), которые предусмотрены при отгрузке товаров с конкретного склада.
Список автоматических скидок (наценок), которые могут быть назначены пользователем вручную, можно просмотреть по команде Цены и скидки – Назначить автоматические скидки (наценки). Назначаемая вручную автоматическая скидка означает, что такая скидка добавляется не автоматически, а инициируется пользователем, при этом проверяется условие предоставления скидки. Такие скидки применяются ко всем строкам заказа.
В заказе клиента можно назначить и ручные скидки. Ручные скидки можно указать в документе для конкретной номенклатурной позиции (процент или сумму) команда Цены и скидки – Назначить ручные скидки.
Клиенту можно также предоставить скидку по карте лояльности (команда Считать карту лояльности). Карту лояльности можно выдать и в процессе оформления документа.
Общая информация о предоставленных скидках выводится в отчете Примененные скидки, который открывается из панели навигации формы заказа. С использованием отчета можно проанализировать, какие еще скидки могут быть применены.
При проведении документа автоматически контролируются цены с учетом скидки. Если результирующие цены не будут находиться в диапазоне максимальных и минимальных цен продажи, то проведение документа будет невозможно. Контроль выполняется, если для пользователя, оформляющего документ, не установлено право отклонения от условий продаж.
¶ Автоподбор складов при резервировании/отгрузке (при заказе на группу складов)
Для случаев, когда заказ оформлен на группу складов и в табличной части товаров не указан склад, предусмотрено автоматическое заполнение складов для номенклатурных позиций в момент установки вариантов действия Резервировать на складе/Отгрузить.
Если для складов не заданы способы обеспечения потребностей и товар есть на складах, то подставляется склад в алфавитном порядке.
Если для одного склада задан способ обеспечения потребностей, а для другого склада не задан, и товар есть на этих складах, то в приоритете подставляется склад, для которого задан способ обеспечения потребностей.
Если для складов заданы способы обеспечения потребностей с одним и тем же типом обеспечения, например «Покупка», и товар есть на складах, то подставляется склад в алфавитном порядке.
Если для складов заданы способы обеспечения потребностей и товар есть на складах, то заполнение складов для строк товара выполняется в порядке приоритетности типов обеспечения. Приоритеты автоподбора складов определяются, исходя из Типа обеспечения, установленного в форме элемента Способ обеспечения потребностей, и действуют в порядке их уменьшения «сверху вниз»:
■ Сборка.
■ Покупка.
■ Перемещение.
Например, документ Заказ клиента оформлен на группу складов «Центр», в состав которой входят склады: «Центральный склад» с типом обеспечения «Перемещение» с остатком 3 шт.; «Склад сборки» с типом обеспечения «Сборка, нет остатков товара; и «Склад бытовой техники» с типом обеспечения «Покупка» с остатком 5 шт. По заказу требуется товар в количестве 10 шт., из которых на складах всего доступно 8 шт., а остальное количество товара необходимо обеспечить. Для товара установлен вариант действия «К обеспечению». В момент установки действия «Резервировать на складе»/ «Отгрузить» программа автоматически разобьет строку товара на три строки, из которых «К обеспечению» останется 2 шт., 5 шт. товара будет предложено отгрузить в приоритете со склада с типом обеспечения «Покупка» и 3 шт. товара со склада с типом обеспечения «Перемещение». Поскольку на складе типом обеспечения «Сборка» вообще нет остатков товара и на складе с типом «Покупка» недостаточное количество товара.
¶ Текущее состояние заказа
Для заказа автоматически рассчитываются текущее состояние (на примере ведения заказов Заказ со склада и под заказ):
■ Ожидается согласование. В заказе установлен статус На согласовании. Требуется согласование заказа.
■ Ожидается оплата до обеспечения. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Не обеспечивать. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты согласования»/«От даты заказа»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до обеспечения». Требуется получить аванс до момента обеспечения товаров. Обеспечение товаров будет осуществляться только после получения аванса.
■ Готов к обеспечению. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Не обеспечивать. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты согласования»/«От даты заказа»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до обеспечения», по заказу перечислена предоплата до обеспечения. В этом состоянии также находятся заказы, которые должны быть оплачены после обеспечения, то есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата до отгрузки»/«Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значение.
■ Ожидается обеспечение. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие К обеспечению/Резервировать по мере поступления. Товара на складе нет (полностью или частично), ожидается поступление. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета с контролем «Оплата до отгрузки», по заказу перечислена предоплата до отгрузки. В этом состоянии также находятся заказы, которые должны быть оплачены после отгрузки, то есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значение.
■ Ожидается оплата до отгрузки. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие К обеспечению/Резервировать по мере поступления. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты согласования»/«От даты заказа»/«До даты отгрузки» и контроль «Оплата до отгрузки». По заказу необходимо оформить поступление оплаты до момента оформления отгрузки.
■ Готов к отгрузке. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие К обеспечению/Резервировать по мере поступления/Резервировать на складе. Товары на складе в наличии. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета с контролем «Оплата до обеспечения»/«Оплата до отгрузки», по заказу перечислена предоплата до обеспечения/до отгрузки. В этом состоянии также находятся заказы, которые должны быть оплачены после отгрузки, то есть в правилах оплаты заданы варианты отсчета с контролем «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». Если расчеты ведутся «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам», то правила оплаты не имеют значение. По таким заказам можно начинать процесс оформления отгрузки товаров – установить в строках заказа действие Отгрузить.
■ В процессе отгрузки. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Отгрузить. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты отгрузки»/«От даты перехода права собственности» и контроль «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки».
■ Ожидается оплата. В заказе установлен статус К выполнению. В строках заказа установлено действие Отгрузить. Расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным», в правилах оплаты задан вариант отсчета «От даты отгрузки»/«От даты перехода права собственности» и контроль «Оплата после отгрузки»/«Оплата независимо от отгрузки». По заказу оформлена реализация товаров и услуг (неордерный склад) или реализация товаров и услуг и расходный ордер на товары (ордерный склад). Необходимо оформить поступление оплаты после оформления отгрузки – реализации товаров и услуг.
■ Готов к закрытию. В заказе установлен статус К выполнению. Все товары по заказу отгружены, условия оплаты выполнены. Заказ может быть закрыт. Для заказа можно установить статус Закрыт.
■ Закрыт. В заказе установлен статус Закрыт.
Используя эту информацию, менеджер заполняет данные о действиях, которые надо произвести, давая сигнал для выполнения следующих операций по заказу (обеспечение, резервирование, отгрузка и т. д.).
¶ Согласование заказа
Если условия продажи в заказе отличаются от условий продажи по соглашению, то прежде чем заказ будет передан клиенту, может потребоваться согласование заказа с руководством компании.
Например, в заказе клиента указана цена, которая отличается от цены по виду цены соглашения, то проведение заказа в статусе К выполнению будет доступно только пользователям с полными правами или правом на отклонение от условий продажи (роль «Отклонение от условий продаж»). При отсутствии данных прав заказа клиента потребуется провести в статусе На согласовании и отправить документ на согласование.
Возможность использования механизма согласования определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование - Согласование заказов клиентов.
В этом же разделе по соответствующим гиперссылкам необходимо задать пользователей - исполнителей ролей:
■ «Согласующий логистические условия продаж» - согласование складов отгрузки и сроков поставки товаров.
■ «Согласующий финансовые условия продаж» - согласование графика и формы оплаты.
■ «Согласующий ценовые условия продаж» - согласование цен и скидок.
■ «Согласующий коммерческие условия продаж» - анализирует результаты других согласований и принимает окончательные решения.
В процессе согласования заказ не заблокирован для внесения изменений, поэтому важным моментом в процессе согласования является хранение всех версий документа. Для хранения версий объекта рекомендуется включить версионирование документов Заказ клиента (НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Согласование) (команда Включить версионирование).
Запуск бизнес-процесса согласования заказа выполняется на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента. Процесс согласования запускается на основании заказа клиента в статусе На согласовании.
После запуска бизнес-процесса пользователи, ответственные за согласование каждого вида условий, будут видеть на своих рабочих столах Главное – Почта, задачи – Мои задачи перечень требующих согласования заказов.
Например, если в заказе клиента указан склад, значение которого не совпадает со значением склада по соглашению, по результату запуска бизнес-процесса согласования для ответственного за согласование логистических условий продажи будет сформирована задача Согласовать отклонения логистических условий продажи.
Например, если в заказе клиента указана цена выше цены по соглашению, то по результату запуска бизнес-процесса согласования для ответственного за согласование ценовых условий продажи будет сформирована задача Согласовать отклонения ценовых условий продажи.
Прежде чем выполнить задачу, согласующий может проконтролировать отклонение параметров, указанных в заказе клиента, от параметров, указанных в соглашении, с помощью отчета Отклонения от условий продаж, доступного из формы задачи по согласованию.
Анализ результатов всех согласований проводит ответственный за согласование коммерческих условий продаж, который принимает решение об окончательном согласовании заказа.
По результату согласования/несогласования отклонений финансовых, логистических и ценовых условий продажи ответственному за согласование коммерческих условий продажи автоматически формируется задача Подвести итоги согласования продажи. В форме задачи можно проанализировать ход согласования – кто согласовал/не согласовал, какие виды условий согласованы/не согласованы, результаты согласования. Также ответственный за коммерческие условия может проконтролировать отклонение параметров, указанных в заказе клиента, от параметров, указанных в соглашении, с помощью отчета Отклонения от условий продаж, доступного из формы задачи по согласованию.
По результату согласования задачи Подвести итоги согласования продажи (применения команды Согласовано на форме задачи) для документа заказ клиента автоматически будет установлен статус К выполнению и пользователю, запустившему бизнес-процесс согласования заказа клиента, для ознакомления с результатами согласования будет автоматически сформирована задача Ознакомиться с результатами согласования продажи (Главное – Почта, задачи – Мои задачи).
Если ответственный за согласование коммерческих условий не согласовал задачу Подвести итоги согласования продажи (применил команду Не согласовано на форме задачи), то статус заказа не изменится, заказ будет в статусе На согласовании.
Менеджер по продажам, который отправил заказ на согласование, должен проанализировать результаты согласования по заказу. Для такой возможности менеджеру по результату отклонения согласования задачи Подвести итоги согласования продажи будет сформирована задача Ознакомиться с результатами согласования продажи (Главное – Почта, задачи – Мои задачи). После устранения полученных замечаний менеджер может отправить заказ на дополнительное согласование, запустив повторно бизнес-процесс согласования продажи. Повторный запуск бизнес-процесса согласования можно выполнить на основании заказа клиента по команде Согласование заказа клиента.
Все результаты процесса согласования/несогласования хранятся в списке Согласование, который доступен по команде Согласование на панели навигации формы заказа клиента.
¶ Подготовка заказа к отгрузке
Подготовка заказа к отгрузке зависит от установленного варианта использования заказа НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Использование заказов:
■ Заказ как счет. Оформление документа отгрузки возможно в любом случае. Контроль оплаты и наличия товаров на складе не производится. В накладной заполняется весь список товаров из заказа.
■ Заказ со склада. Документ отгрузки может быть оформлен только после проведения заказа в статусе К отгрузке. При проведении документа контролируются наличие предоплаты и наличие товара на складе. Список товаров в накладной будет заполнен с учетом ранее отгруженных по заказу клиента товаров.
■ Заказ со склада и под заказ. Документ отгрузки может быть оформлен только в том случае, если в заказе установлен статус К выполнению и в списке товаров есть хотя бы один товар, для которого установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно. При проведении документа контролируется наличие оплаты и остатки товаров на складе для позиций, у которых установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно. Накладная заполняется товарами, для которых установлено действие Отгрузить/Отгрузить обособленно с учетом ранее отгруженных товаров по заказу клиента.
Заказы, по которым необходимо оформить отгрузку, отображаются в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи - Накладные к оформлению.
¶ Список документов «Заказы клиентов»
Приоритет заказа
Система приоритетов необходима для удобства обработки заказов менеджерами и может индивидуально трактоваться и использоваться на каждом предприятии, а также позволяет идентифицировать важные заказы. В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов заказы с высоким и низким приоритетом выделяются пиктограммой. Для контроля приоритета заказа предусмотрены пиктограммы:
■ Высокий – светит лампочка 
.
■ Средний – лампочка не отображается.
■ Низкий – лампочка отображается, но не светит 
.
Заказы могут быть отсортированы или отобраны в соответствии с указанным приоритетом (поле Приоритет в списке Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов).
Срок выполнения заказа
В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов показывается Срок выполнения, который заполняется значением даты, к которой необходимо исполнить по заказу обязательство перед клиентом или клиенту перед организацией.
Например, сформирован заказ клиента в статусе На согласовании, в заказе установлена дата согласования (поле Дата согласования на закладке Дополнительно), равная дате 26.01.2021, к которой должен быть согласован заказ с клиентом, руководством компании. Дата согласования может быть заполнена вручную, либо автоматически при установке в заказе статуса К выполнению (по умолчанию в качестве даты согласования присваивается текущая дата).
Для несогласованного заказа дата согласования используется для контроля сроков согласования такого заказа. Несогласованный заказ, начиная с даты согласования, будет неактуальным.
Также по заказу задан график оплаты «Кредит (после отгрузки)» с датой платежа 07.02.2021 и дата отгрузки товаров 28.01.2021.
В списке заказов клиентов будет показан срок выполнения такого заказа, равный дате согласования 26.01.2021, к которой требуется согласовать заказ.
После того как заказ будет согласован, для заказа будет показываться срок выполнения 28.01.2021, к которому необходимо оформить отгрузку товаров клиенту.
Процент оплаты, поступления, долга в списке заказов
В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов отображается процент выполнения заказа в части отгрузки (колонка % отгрузки), оплаты (колонка % оплаты) и задолженности (колонка % долга).
Информация о проценте отображается только в том случае, если расчеты ведутся «По заказам», «Аванс по заказам, долг по накладным». При ведении расчетов «По расчетным документам», «Аванс по договорам, долг по накладным», «По договорам» в данных колонках ставится прочерк.
При детализации расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным» при расчете % оплаты учитывается сумма всех оплат по заказу и накладным по этим заказам. Переносы авансов с заказов на накладные считаются оплатой по накладной. Сумма оплат по накладной распределяется пропорционально по заказам-основаниям.
Сумма всех оплат по заказу и накладным (если накладная по нескольким заказам, часть на заказ считается пропорционально строкам) / Сумма заказа * 100%.
В списке заказов в % оплаты попадает сумма из ведомости расчетов с клиентами, колонка «Оплачено» + колонка «Зачтено».
Документ Корректировка реализации учитывается как оплата и влияет на изменение % оплаты, % долга, «Долг клиента» и «Наш долг» в списке заказов клиентов.
При этом на % отгрузки корректировка реализации не влияет. Если по заказу оформлена отгрузка на все требуемое по заказу количество, то такой заказ в части отгрузки считается полностью выполненным вне зависимости от того, что введена корректировка реализации на уменьшение или увеличение количества отгруженного товара. Заказы не учитывают корректировки и возвраты, корректировки и возвраты не формируют движений по регистру «Заказы клиентов». Обусловлено это тем, чтобы исключить корректировку данных ранее уже выполненного заказа. Подразумевается, что корректировка реализации финансовый документ, не влияющий на оперативную работу с заказами.
Если по тому же заказу взамен недопоставленного товара необходимо отгрузить новый товар, то на основании заказа можно оформить новую реализацию и в этой реализации для строки товара указать признак сверх заказа.
В колонке % отгрузки выводится пиктограмма 
когда по заказу не оформлен документ реализации товаров и услуг на все количество товара, требуемое по заказу и при условии, что уже просрочена дата отгрузки, указанная в заказе, к которой должна быть оформлена реализация.
Пример 1. Порядок расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным».
Вводим заказ клиента на 2 товара по 50 руб., общая сумма заказа 100 руб. В списке заказов процент оплаты и процент отгрузки = 0. На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».
Вводим по заказу предоплату на сумму 50 руб. В списке заказов для заказа 50 % оплаты, гиперссылка на форме заказа «Оплачено по заказу 50,00 RUB 50%».
Вводим РТиУ № 1 по заказу на сумму 50 руб. В списке заказов 50% оплаты, 50 % отгрузки, на форме заказа 50% оплаты.
Вводим РТиУ №2 по заказу на остаток 50 руб. В списке заказов 50% оплаты, 100% отгрузки, на форме заказа 50% оплаты.
Вводим оплату на основании РТиУ №2 на сумму 50 руб. В списке заказов 100% оплаты, 100% отгрузки, на форме заказа 100% оплаты.
Пример 2. Порядок расчетов «Аванс по заказам, долг по накладным».
Вводим Заказ №18 на 2 товара 100 руб.
Вводим Заказ №19 на 2 товара 100 руб.
В списке заказов процент оплаты и процент отгрузки обоих заказов = 0.
На формах обоих заказов гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».
Вводим предоплату по Заказу №19 на сумму 50 руб.
В списке заказов:
■ для Заказа №18 0 % оплаты, гиперссылка на форме заказа «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».
■ Заказа №19 50% оплаты, гиперссылка на форме заказа Оплачено по заказу 50,00 RUB 50%».
Вводим РТиУ на основании двух заказов на сумму 200 рублей и выполняем зачет оплаты по накладной – перенос аванса в сумме 50 руб. с Заказа №19 на РТиУ.
По накладной общая сумма оплаты 150 руб., что составляет 75 % оплаты от общей суммы отгрузки 200 руб.
В списке заказов:
■ для Заказа №18 25 % оплаты, 100 % отгрузки, на форме заказа 25 % оплаты.
■ Заказа №19 25% оплаты, 100 % отгрузки, на форме заказа 25 % оплаты.
На основании РТиУ вводим оплату на сумму 100 руб.
В списке заказов:
■ для Заказа №18 75% оплаты, 100% отгрузки, на форме заказа 75% оплаты
■ Заказа №19 75% оплаты, 100 % отгрузки, на форме заказа 75% оплаты.
На форме РТиУ 75 % оплаты.
Пример 3. Порядок расчетов «По заказам».
Вводим заказ на сумму 60 000 руб. По заказу оформлена реализация на сумму 60 000 руб.
На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 0,00 RUB, 0%».
В списке заказов клиентов для заказа отображается 0 % оплаты, 100 % отгрузки, 100 % долга, долг клиента 60 000 руб. и наш долг 0 руб.
По заказу оформлен документ Корректировка реализации на уменьшение стоимости на «- 30 000 руб.»:
■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 30 000 RUB, 50 %».
■ В списке заказов клиентов для заказа отображается 50 % оплаты, 100 % отгрузки, 50 % долга, долг клиента 30 000 руб. и наш долг 0 руб.
По заказу оформлена оплата на сумму 30 000 руб., заказ считается выполненным полностью и может быть закрыт:
■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 60 000 RUB, 100%».
■ В списке заказов клиентов для заказа отображается 100 % оплаты, 100 % отгрузки, 0 % долга, долг клиента 0 руб. и наш долг 0 руб.
Пример 4. Порядок расчетов «По заказам».
Вводим Заказ на сумму 60 000 руб.
По заказу оформлена реализация на сумму 60 000 руб.
По заказу оформлена оплата на сумму 60 000 руб.
На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 60 000 RUB, 100 %».
В списке заказов клиентов для заказа отображается 100 % оплаты, 100 % отгрузки, наш долг 0 руб., долг клиента 0 руб. и 0 % долга.
По заказу оформлен документ Корректировка реализации на уменьшение стоимости на «- 30 000 руб.»:
■ На форме заказа гиперссылка «Оплачено по заказу 90 000 RUB, 150 %».
■ В списке заказов клиентов для заказа отображается 150 % оплаты, 100 % отгрузки, долг клиента 0 руб., 50 % долга и наш долг 30 000 руб.
Команды в списке заказов
В списке заказов клиентов Продажи – Оптовые продажи – Заказы клиентов предусмотрены команды, позволяющие установить варианты действия (Отгрузить, Резервировать, К обеспечению, Не обеспечивать) и статусы (На согласовании, К выполнению, Закрыт) одновременно для нескольких заказов, что исключает необходимость открытия каждого документа в отдельности.
¶ Закрытие заказа клиента
Заказ, по которому выполнены все обязательства, можно закрыть. Заказ считается выполненным, если планируемая отгрузка оформлена, и вся сумма оплаты от клиента получена.
Если какие-то товары по заказу не были отгружены клиенту, то для этих товаров в табличной части документа устанавливается признак Отменено. Если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Причины отмены заказов клиентов, то для непоставленных строк заказа необходимо указать причину, по которой товар не был отгружен.
Если в заказе необходимо отменить только те строки, по которым не оформлен документ Реализация товаров и услуг или Акт выполненных работ, то можно воспользоваться командой Заполнить – Отменить непоставленные строки.
Если в заказе необходимо отменить какие-то конкретные строки товаров, то необходимо выделить позиции товаров в табличной части документа и воспользоваться командой Заполнить – Отменить выделенные строки.
При отмене непоставленных строк в заказе учитывается факт отгрузки товаров на ордерном складе. Закрытие заказа с контролем завершения отгрузки возможно только после полного завершения отгрузки на ордерном складе.
Предусмотрен контроль закрытия заказов: заказ не может быть закрыт, если по нему не выполнены обязательства по оплате и отгрузке. Такая возможность определяется функциональными опциями НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи, при установке которых для заказа доступен статус Закрыт:
■ Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок – установка запрета на закрытие заказов клиентов и заявок на возврат товаров от клиента, отгруженных не полностью.
■ Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок - установка запрета на закрытие заказов клиентов и заявок на возврат товаров от клиента, оплаченных не полностью. Только для заказов с порядком расчетов «По заказам».
Порядок закрытия заказа зависит от того, контролируется ли отгрузка и/или оплата при закрытии заказа:
■ если отгрузка и/или оплата при закрытии заказа не контролируются, то заказ закрывается автоматически при выполнении всех обязательств (полной оплаты, отгрузки и отмены всех непоставленных строк). Статус Закрыт в документе Заказ клиента недоступен. Если не выполнены все обязательства по заказу, то скорректировать строки заказа и закрыть заказ можно с использованием помощника закрытия заказов (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ клиента/Реализация товаров и услуг).
■ если отгрузка и/или оплата при закрытии заказа контролируются, то в документе Заказ клиента доступен статус Закрыт. Заказы закрываются вручную путем установки статуса закрыт или с использованием помощника закрытия заказа (гиперссылка Закрыть заказ на форме документов Заказ клиента/Реализация товаров и услуг).
Предусмотрена возможность закрытия заказов из списка заказов клиентов (команда Действия – Закрыть заказы), будет открыт помощник закрытия заказов.
Для корректировки строк заказов и закрытия заказов предназначен Помощник закрытия заказа, который позволяет обрабатывать большое количество строк одновременно и выполнить следующие операции с заказами:
■ Скорректировать строки мерных товаров:
○ Будут отменены строки, остатки по заказу которых входят в рамки допустимых отклонений.
○ Будут увеличены строки, по которым приемка превысила заказ в рамках допустимых отклонений.
■ Отменить неотработанные строки по причине. Будут отменены все строки заказа, по которым не оформлена накладная и не осуществлялась отгрузка. Для строк, отмененных в пределах отклонения, будет автоматически проставляться предопределенная причина Отклонение при отгрузке мерных товаров, а по остальным строкам необходимо будет указать причину отмены вручную в помощнике закрытия заказа.
■ Установить статус «Закрыт»:
○ Доступно при включенных опциях по контролю отгрузки и/или оплаты при закрытии заказа.
○ Будут выполнены проверки на завершение расчетов и отгрузки товаров и установлен статус Закрыт.
○ Частично выполненный или частично оплаченный заказ не будет закрыт. Текущее состояние может измениться только после корректировки строк.
Поддерживается автоматическая корректировка строк заказа мерных товаров регламентным заданием. Такая возможность определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Номенклатура – Единицы измерения – Использовать автоматическое закрытие строк заказов мерных товаров. При установленной опции добавляется фоновое задание, которое корректирует строки заказов клиентов с отклонениями по мерным товарам.
Используя этот отчет, менеджер может получить ответы на следующие вопросы:
■ Какова рентабельность продажи?
■ Какова маржинальная прибыль («маржа») продажи?
■ Какие товары наименее/наиболее рентабельны в продаже?
■ Как изменится рентабельность продаж менеджера за текущий месяц с учетом текущей продажи?
На основании информации отчета могут быть приняты решения об изменении объема предоставляемых автоматических и ручных скидок, об изменении состава и количества товаров в документе продажи.
Особенности расчета показателей:
■ По документу - все показатели рассчитываются по табличной части Товары документа.
■ За месяц без учета продажи - показатели рассчитываются по менеджеру документа нарастающим итогом с начала месяца (продажи с начала месяца). Текущий документ не учитывается.
■ За месяц с учетом продажи - показатели рассчитываются по менеджеру документа нарастающим итогом с начала месяца с учетом текущего документа.
■ Изменение, % - рассчитывается разница между колонками За месяц с учетом продажи и За месяц без учета продажи для оценки влияния текущей продажи на результаты менеджера за месяц.
¶ Реализация товаров и услуг
Для отражения факта отгрузки товаров, многооборотной тары, выполнения работ и оказания услуг собственной организацией предназначен документ Реализация товаров и услуг.
Реализация может быть оформлена как по заказу клиента, так и без использования заказа.
¶ Отгрузка без использования заказов
Документ Реализация товаров и услуг не по заказу может быть сформирован на основании индивидуального соглашения, приобретения товаров и услуг, возврата от клиента или вручную в рамках рабочего места Документы продажи (все).
Для детального контроля процессов отгрузки товаров предназначено использование статусов реализаций товаров и услуг.
Использование статусов реализации не является обязательным и включается функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Статусы реализаций товаров и услуг. Для документа реализации товаров и услуг, оформленного не по заказу, предусмотрены статусы:
■ К предоплате – используется для контроля оплаты до отгрузки.
■ В пути – доступен только при оформлении отгрузки с отложенным переходом права собственности.
■ Реализовано – устанавливается с целью подтверждения реализации товаров, оказания услуг, выполнения работ.
¶ Прием заказов и реализаций с нескольких складов
Возможность оформления заказов и реализаций товаров с нескольких складов в рамках одного документа определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Оптовые продажи – Реализация товаров с нескольких складов. Предварительно необходимо сгруппировать склады и для каждой группы определить возможность указания складов в табличной части документа.
Предусмотрены следующие варианты настройки указания складов в табличной части документов:
■ Запретить. Склады, которые относятся к данной группе, нельзя будет указывать в табличной части документов. Заказы и накладные можно будет оформить только на конкретный склад, который будет указан в шапке документа.
■ Разрешить в заказах. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать в табличных частях заказов. Накладные должны быть оформлены отдельно для каждого склада.
■ Разрешить в заказах и накладных. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать как в табличных частях заказов, так и в табличных частях накладных.
Для указания складов в табличной части документа Заказ клиента необходимо в шапке документа указать группу складов. Список складов, которые можно будет указать в табличной части, ограничивается как принадлежностью к данной группе, так и теми ограничениями по группе доступности складов, которые указаны для пользователя.
Порядок оформления реализации по заказу клиента, оформленному с указанием складов в табличной части, зависит от того, если ли возможность указывать склады в табличной части документа реализации:
■ Если в заказе клиента выбрана группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах и накладных, позволяющий указывать склады в табличной части документа реализации, то на основании документа Заказ клиента будет оформлен один документ Реализация товаров и услуг, в табличной части которого будет заполнена информация о складах.
■ Если в заказе клиента выбрана группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах, запрещающий указывать склады в табличной части документа реализации, то на основании документа Заказ клиента необходимо оформить отдельные документы реализации по каждому складу.
Документ реализации с указанием складов в табличной части может быть оформлен и без использования заказа. В этом случае в документе реализации выбирается группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах и накладных. Информация о складах указывается в табличной части реализации.
¶ Реализация по нескольким заказам
Возможность оформления реализации товаров или оказания услуг/выполнения работ по нескольким заказам клиентов доступно при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Продажи – Реализация по нескольким заказам.
В новом документе Реализация товаров и услуг заполняются основные реквизиты:
■ Клиент.
■ Контрагент.
■ Операция.
■ Организация.
■ Склад.
■ Налогообложение.
■ Валюта.
Табличная часть документа реализация товаров и услуг заполняется отгруженными товарами (работами/услугами).
Для автоматического распределения отгруженных товаров по заказам клиентов необходимо в документе реализации на закладке Основное установить флаг Реализация по заказу.
При установке этого флага программа автоматически пытается привязать строки в списке товаров в табличной части реализации к строкам заказов клиентов, по которым еще не оформлена реализация, в процессе отгрузки. Заказы клиентов подбираются по совпадающим значениям реквизитов в заказе и накладной, подбор выполняется по ФИФО по дате отгрузке, указанной в заказе. В первую очередь, к реализации привязывается заказ клиента с наиболее ранней датой отгрузки.
После подтверждения по заказам клиентов будут распределены товары в накладной. То есть после установки флага программа попытается заполнить накладную еще не отгруженными товарами из заказов клиентов. При распределении будут учитываться только те заказы, у которых текущее состояние «В процессе отгрузки».
При этом товары в накладной будут автоматически распределены только по тем заказам, в которых значения всех указанных выше (основных) реквизитов, а также значения реквизитов «Соглашение», «Договор», признаков «Цена включает НДС», «Вернуть многооборотную тару», «Требуется залог за тару» совпадают со значениями в накладной.
Если значения реквизитов заказа и реализации отличаются, то товары по накладной не будут автоматически распределены по таким заказам, товары в накладной будут отмечены как строки сверх заказа. Например, если в заказе указано соглашение, а в накладной нет, то накладная не будет заполнена товарами из такого заказа (даже при условии, что все остальные реквизиты накладной и заказа совпадают). По такому заказу клиента будет ожидаться отгрузка.
Если в накладной не указаны отгруженные товары, то при установке флага Реализация по заказу накладная будет заполнена всеми товарами из заказов, по которым еще не оформлена реализация, но при условии, что совпадают значения указанных выше реквизитов.
Реализацию можно оформить по списку заказов в рабочем месте Продажи – Оптовые продажи - Накладные к оформлению. Накладная будет заполнена теми товарами, которые еще не отгружены по заказам.
Может быть отгружен товар, который не заказывали или товар, который заказывали, но в большем количестве. В таких случаях для проведения документа реализации товаров и услуг нужно изменять исходное количество в заказе либо такие строки в документе реализации отражать как строки сверх заказа, используя пиктограмму 
на форме документа реализации. Признак сверх заказа позволяет, в том числе, идентифицировать перепоставку товаров относительно заказов клиентов.
Если реализация оформляется по нескольким заказам и отгружается товар, которого нет в заказах, то при добавлении новой строки с таким товаром в табличную часть документа реализации товаров и услуг для этого товара автоматически устанавливается признак «сверх заказа».
Для строки товара с признаком сверх заказа в табличной части реализации необходимо будет указать заказ клиента, по отношению к которому эта строка будет «идти» сверх заказа. В форме выбора заказов клиентов будут отображаться заказы, у которых значения указанных выше реквизитов совпадают со значениями реквизитов реализации.
Если расчеты ведутся по заказам, то выбор заказа в реализации для строки сверх заказа приводит к изменению взаиморасчетов по указанному заказу как объекту расчетов (увеличивается долг клиента перед организацией на сумму строки сверх заказа). Изменение взаиморасчетов можно увидеть, например, в отчете «Состояние выполнения», доступном из форм документов заказов/реализаций.
Если реализация оформляется по одному заказу, то по умолчанию строка сверх заказа «идет» относительно заказа, по которому оформлена реализация.
Если же отгружается товар, но в количестве большем, чем по заказу клиента, то для проведения документа реализация товаров и услуг превышающее количество товара необходимо пометить как строку сверх заказа, используя пиктограмму , как на рисунке ниже.
Если функциональная опция Реализация по нескольким заказам не включена, то при установке флага Реализация по заказу будет открываться форма с возможностью выбора конкретного заказа клиента, к которому необходимо привязать строки реализации. В форме выбора будут доступны заказы клиентов, у которых значения указанных выше реквизитов совпадают со значениями реквизитов поступления.
¶ Подбор товаров из заказов/ордеров
В табличную часть документа Реализация товаров и услуг можно подобрать товары из распоряжений - заказов, а также из расходных ордеров на товары, оформленных по этим распоряжениям, тем самым распределив товары по заказам. Если реализация товаров и услуг оформлена на склад, на котором используется ордерная схема документооборота при отгрузке, то для подбора товаров предусмотрена команда Заполнить – Подобрать товары по заказам/ордерам.
В форме подбора товаров по заказам/ордерам отображается список товаров из заказов и расходных ордеров на товары, по которым не оформлены реализации и, в которых значения основных реквизитов совпадают со значения реквизитов в реализации.
В форме подбора переключатель:
■ Все отгруженные - позволяет заполнить количество в накладной тем количеством, которое указано в расходных ордерах на товары (то есть количеством отгруженных товаров).
■ Все заказанные – позволяет заполнить количество в накладной тем количеством, которое указано в заказах клиентов (то есть количеством заказанных товаров).
В форме необходимо флагами отметить те строки, которые необходимо перенести в документ.
По команде Перенести информация по отмеченным строкам будет обновлена в документе.
