¶ Справочники компании
¶ Организации
Перейти к карточке организации либо справочнику Организации можно в разделе Компания по гиперссылке Реквизиты организации либо Организации. Справочник предназначен для описания формальной структуры предприятия, которое может состоять из нескольких хозяйствующих субъектов, фактически принадлежащих одному и тому же собственнику или группе собственников, действующих согласованно в целях получения прибыли.
Организациями могут быть:
■ юридические лица,
■ физические лица (индивидуальный предприниматель).
В справочнике хранится статичная информация, идентифицирующая организации, а также дополнительные сведения, необходимые для ведения учета по ним в единой информационной базе. В реквизитах справочника хранятся статичные данные, характеризующие организацию с точки зрения управленческого учета предприятия, а также данные по налогообложению организации.
Справочник Организации позволяет вести неограниченный список организаций.
Ввод информации об организации производится в диалоговом окне.
Заполнить данные об организации предлагается с помощью автоматического заполнения реквизитов по ИНН или наименованию. Также реквизиты можно заполнить вручную.
При изменении реквизитов организации: наименования, КПП и юридического адреса – история изменений может сохраняться в программе.
В группе Налогообложение устанавливаются система налогообложения (общая, УСН, АУСН) и ставка НДС. Предоставлена возможность сохранять историю изменения режимов налогообложения.
Для типа организации Индивидуальный предприниматель доступна патентная система налогообложения. Для установки патентной системы налогообложения необходимо выбрать вариант Только патент. Для совмещения режимов УСН и патентного необходимо установить значение Применяется напротив поля Применяется патент.
При использовании нескольких патентов можно настроить использование патента для конкретного склада. При розничной продаже товара выбранные патенты автоматически подставятся в чек ККМ.
Для типа организации Индивидуальный предприниматель доступны настройки: уплата торгового сбора, регистрация продаж алкогольной продукции, возможность сдавать отчетность, регламентированный учет зарплат и отчетность по сотрудникам, отсрочка оплаты части налогов.
Для типа организации Индивидуальный предприниматель доступны группы реквизитов: Налоговая инспекция, Коды статистики и Пенсионный фонд. Реквизиты групп заполняются автоматически по ИНН или вручную согласно имеющимся в организации данным.
В группе Дополнительные реквизиты предоставлена возможность добавить свой реквизит в карточку организации.
¶ Банковские счета организации
Информация о расчетных счетах организаций вводится в справочник Банковские счета, подчиненный справочнику Организации и доступный по гиперссылке из его панели навигации. По ссылке Банковские счета открывается окно со списком доступных банковских счетов. В карточке банковского счета указываются его номер, вид (расчетный (текущий), ссудный, депозитный или иной) и валюта. Вид счета выбирается в соответствии с требованиями составления справок о расчетных счетах.
Реквизиты закладки Банк заполняются с помощью справочника Банки. Новый банк можно добавить в процессе заполнения данных счета.
При установке флажка Платежи проводятся через корреспондентский счет, открытый в другом банке (банке для расчетов) становится доступной группа реквизитов, где можно ввести информацию о корреспондирующем банке.
На закладке Настройка печати можно настроить параметры печати платежных поручений.
На закладке Дополнительно указываются дата открытия/закрытия расчетного счета, номер и дата разрешения ЦБ на открытие валютного счета.
Счета учета доступны для редактирования из панели навигации по гиперссылке Счета учета.
¶ Подразделения
Вести учет по нескольким подразделениям можно после включения опции Несколько подразделений в настройках раздела Компания.
Справочник структурных единиц доступен в разделе Компания по ссылке Подразделения.
Подразделения вводятся отдельно для каждой организации. На закладке Основное указываются ее наименование и тип подразделения. В группе Печать задаются параметры для формирования печатных форм (счета-фактуры, универсального передаточного документа и других). В группе Адреса, телефоны можно указать фактический адрес подразделения и телефон.
По ссылке Просмотр и редактирование параметров автоперемещения запасов устанавливаются параметры перемещения запасов для подстановки в документы учета запасов по умолчанию.
Для структурных единиц компании можно вести кассы ККМ и графики работы.
¶ Направления деятельности
Если в прикладном решении планируется ведение учета по нескольким направлениям деятельности, то в настройках раздела Компания необходимо установить флажок Несколько направлений деятельности.
Информация о направлениях деятельности компании хранится в справочнике, переход к которому выполняется из раздела Настройки – Все справочники по гиперссылке Направления деятельности.
Элементы справочника Направления деятельности используются в качестве аналитик учета доходов и расходов, финансового результата. Для направления деятельности необходимо указать счета учета по гиперссылке из его панели навигации. На этих счетах будут отражаться выручка и себестоимость продаж, а также счет прибылей (убытков).
¶ План счетов
План счетов управленческого счета доступен по гиперссылке План счетов панели навигации. Гиперссылка находится в группе Компания.
План счетов автоматически заполняется при первом запуске новой информационной базы счетами и субсчетами и основан на плане счетов по РСБУ. В дальнейшем пользователь может изменять состав плана счетов и вводить новые счета и субсчета, устанавливая в форме счета его вид (Активный, Пассивный или Активный/Пассивный), тип, признак ведения валютного учета, способ распределения.
Для служебного счета и групп счетов указывается специальный тип счета Группа счетов.
¶ Проведение документов
Записи управленческого учета формируются автоматически при проведении документов. Для хранения записей управленческого учета предназначены:
■ регистры накопления – по основным разделам учета;
■ регистр бухгалтерии Журнал проводок – для формирования управленческих проводок и управленческого баланса.
Примечание
Записи регистра бухгалтерии
Журнал проводокбудем называть «проводками управленческого учета» или, коротко, «проводками».
При проведении документа выполняются следующие действия:
■ По алгоритмам, заложенным в прикладном решении, формируются записи (движения) регистров накопления.
■ На основании правил формирования проводок по записям регистров накопления в бухгалтерском регистре Журнал проводок формируются проводки.
Данные регистров накопления и регистра бухгалтерии используются при автоматическом заполнении отчетов.
Проводки формируются автоматически при проведении документа, однако возможна и ручная корректировка проводок. Для этого предназначен документ Операция. Журнал операций доступен из раздела Компания – подраздел Финансовые операции.
Документ используется для отражения хозяйственных операций, не автоматизированных другими документами; в противном случае его использование не рекомендуется. Счета выбираются из плана счетов управленческого учета.
В шапке документа указывается организация из одноименного справочника. В табличное поле вводятся записи проводок.
В результате проведения документа формируются движения по регистру бухгалтерии.
¶ Документ«Прочие затраты (расходы)»
Документ Прочие затраты (расходы) предназначен для отражения в учете нематериальных расходов, образующихся в результате хозяйственной деятельности предприятия. С помощью данного документа можно оприходовать нематериальные затраты для последующего распределения.
В документе указываются собственная организация, подразделение и корреспондирующий счет с типом Прочие доходы, Прочие оборотные активы, Кредиты и займы, Долгосрочные обязательства для определения источника расходов. В табличном поле указываются счет учета и заказ покупателя, на которые относятся расходы, и направление деятельности, в рамках которого они понесены.
¶ Закрытие месяца
Для выполнения регламентных операций завершения периода в управленческом учете предназначена обработка Закрытие месяца, доступная по гиперссылке панели навигации в группе Финансовые операции раздела Компания.
Данная обработка автоматически выполняет следующие регламентные операции:
■ Начисление амортизации,
■ Расчет прямых затрат,
■ Распределение затрат,
■ Расчет фактической себестоимости,
■ Расчет курсовых разниц,
■ Расчет финансового результата,
■ Зачет аванса по единому налоговому счету.
Для корректного выполнения автоматических расчетов необходимо, чтобы предварительно были введены все данные, относящиеся к закрываемому месяцу.
Для операции Закрытие месяца реализован механизм, позволяющий выявлять и исправлять в автоматическом режиме ошибки и неточности, допущенные в ходе ведения учета. Проверка осуществляется в группе Предварительный анализ по кнопке Выполнить.
Если в результате проверки обнаружены ошибки, напротив операции появится значок 
. Пользователь может перейти по ссылке ошибки, чтобы получить информацию об ошибках и оперативно их исправить.
Закрытие месяца можно выполнять помесячно или сразу за период. В режиме закрытия За период нужно выбрать период, за который необходимо закрыть или отменить закрытие месяцев, после чего эти операции будут последовательно выполнены по всем разделам учета.
Возможность будет полезна, если внесены изменения в документы прошлых периодов, нужно выполнить повторное закрытие месяцев, закрывать каждый месяц. Можно выбрать период, за который необходимо закрыть или отменить закрытие месяцев, после чего эти операции будут последовательно выполнены по всем разделам учета.
Если в информационной базе установлена Дата запрета редактирования, то при закрытии месяца может выполняться автоматический перенос даты запрета редактирования на последний день закрываемого периода. Для настройки переноса даты необходимо включить опцию Переносить даты запрета редактирования в разделе Настройки – Администрирование – Корректировка данных.
¶ Анализ бизнеса – панель управления для руководителя
Прикладное решение позволяет получать оперативную информацию о фактическом состоянии бизнеса, планировать деятельность компании: составлять бюджеты по различным сценариям планирования на неделю, месяц, квартал, год и контролировать в режиме реального времени соответствие фактических результатов плановым показателям.
Такая информация доступна в инструменте Анализ бизнеса, который представляет собой три основных отчета бизнеса: Доходы и расходы, Денежный поток, Баланс для управления компанией, где можно увидеть три основных управленческих отчета: Доходы и расходы, Денежный поток и Баланс. Отчеты формируются на основании показателей бизнеса. Данные показателей могут быть получены из остатков и оборотов по управленческим счетам, статьям движения денег и рассчитаны по формулам.
Анализ бизнеса позволяет получать информацию о фактическом и планируемом состоянии компании в наглядном виде, а также сравнивать результаты в режиме план-факт.
¶ Показатели бизнеса
В справочнике Показатели бизнеса хранятся показатели для оценки бизнеса, такие как выручка, рентабельность, маржинальность, точка безубыточности. Справочник формирует структуру бюджетов и финансовых отчетов Анализ бизнеса (см. раздел «Отчеты «Анализа бизнеса»»).
Показатели являются составляющими, на основании которых формируются три основных отчета инструмента «Анализ бизнеса»: Доходы и расходы, Денежный поток, Баланс. Для каждого отчета создается и используется свой набор показателей.
При старте работы список показателей автоматически заполняется основными значениями. Пользователь может самостоятельно создать новые показатели и правила получения данных по ним. Для показателя бизнеса устанавливается Тип показателя, и в зависимости от типа настраивается источник получения данных (группа Источник).
Каждый показатель принадлежит одному из трех отчетов: Доходы и расходы, Денежный поток, Баланс. Новый показатель добавляется в отчет, из которого пользователь его создал.
Предусмотрена возможность создать показатель из любых данных информационной базы. Такой показатель реализуется через внешнее расширение конфигурации определенного формата. Для создания расширения требуются навыки программирования в среде «1С» – рекомендуем обратиться к обслуживающей организации.
¶ Отчеты «Анализа бизнеса»
Анализ бизнеса состоит из трех основных управленческих отчетов: Денежный поток, Доходы и расходы, Баланс. Отчеты можно найти в разделе Компания – Анализ бизнеса.
Для каждого отчета есть возможность выбрать период и периодичность: месяц, квартал, полугодие, год. Доступен отбор по организации, проекту или подразделению.
Для формирования отчетов с разной степенью детализации используем варианты отчетов «Анализа бизнеса»:
■ Показатели – в целом по бизнесу;
■ Подразделения – с детализацией по подразделениям;
■ Проекты – в детализации по проектам.
Строки отчетов представляют собой отдельные показатели бизнеса, которые пользователь настраивает по своим правилам (см. раздел «Показатели бизнеса»). Отображение всех трех отчетов можно переключать в режимы: Факт, План, План / Факт.
Двойным кликом по ячейке отчета значения, полученные из остатков и оборотов, детализируются до документов.
Все отчеты инструмента Анализ бизнеса можно сохранить, распечатать, отправить по электронной почте или включить в автоматическую рассылку отчетов. Для этого в форме присутствуют соответствующие кнопки.
¶ Панель управления для руководителя
Помимо трех основных отчетов в инструменте Анализ бизнеса есть возможность отслеживать цели компании и контролировать основные показатели бизнеса на панели руководителя в виде карточек «финансового ассистента». Панель руководителя находится на закладке Ассистент в разделе Компания – Анализ бизнеса.
Информационная панель руководителя отображает информацию в программе в виде цифр, графиков, диаграмм. Состоит из двух частей: «Цели» для отслеживания и «Показатели» для контроля. Обновляется автоматически в режиме реального времени.
Если открыть карточку цели, финансовый ассистент покажет, каким образом рассчитаны суммы.
Карточки показателей бизнеса позволяют наглядно оценить положение дел в компании по тем критериям, которые установил пользователь. Если критерий оценки показателя не выполняется, карточка выделяется желтым цветом.
Если открыть карточку показателя, финансовый ассистент оценит его значение и подскажет возможные действия для улучшения показателя.
Также непосредственно из карточки можно сформировать рекомендуемые отчеты, открыть статью или инструкцию.
Набор карточек целей и показателей пользователь может изменять: добавлять новые карточки, скрывать неактуальные и настраивать имеющиеся.
¶ Оповещения об изменениях показателей «Анализа бизнеса»
Есть возможность получать регулярные отчеты по показателям и уведомления об изменении показателей бизнеса. Оповещения настраиваются с помощью инструмента «Ассистент управления нашей фирмой», категория навыков Даша, помоги контролировать. В навыках ассистента можно настроить периодичность отправки оповещений, способ отправки, список показателей и условия для отправки.
¶ Отчеты раздела «Компания»
Прикладное решение предоставляет набор инструментов и отчетов, предназначенных для оперативной аналитики и контроля деятельности компании со стороны руководства.
В разделе Компания доступны монитор Пульс бизнеса, отчеты, использующие данные регистров накопления, а также регистр бухгалтерии Управленческий. Регистр бухгалтерии используется для построения отчетов Баланс, Прибыли и убытки, Бюджет по балансу, Бюджет прибылей и убытков и Оборотно-сальдовая ведомость.
Отчеты раздела Компания открываются по гиперссылке Отчеты подраздела Аналитика раздела Компания.
¶ Монитор «Пульс бизнеса»
Монитор Пульс бизнеса по умолчанию отображается на начальной странице руководителя. Данный монитор позволяет быстро и наглядно получать самую важную информацию о деятельности компании. Состав и отображение показателей, графиков и диаграмм пользователь может настраивать самостоятельно с учетом персональных задач.
В мониторе отображаются Показатели.
Все показатели «Пульса бизнеса» разделены две группы:
■ Остатки на определенную дату, например: остатки денег, задолженность, наши долги, чистые активы компании.
■ Оборотные показатели за период, например: поступления, выплаты, продажи, количество чеков.
Стрелочки зеленого или красного цвета показывают результаты сравнения показателя с выбранным периодом.
Показатели в мониторе можно отредактировать и добавлять новые.
¶ Сводный отчет «Состояние компании»
Сводный отчет Состояние компании формируется автоматически по заданному расписанию и направляется руководителю по электронной почте. Ознакомиться с отчетом можно с любого устройства, на котором есть доступ к почте.
Состав и порядок разделов отчета настраиваются в соответствии с требованиями получателя по ссылке Состояние компании раздела Компания.
Для каждого раздела отчета можно настроить индивидуальные фильтры. Для доступа к настройкам раздела необходимо нажать на его название. Фильтры могут быть настроены как по полям запроса, так и по вложенным реквизитам полей.
Для отправки все разделы отчета объединяются в единый табличный документ в формате pdf. Получившийся файл отправляется по электронной почте, указанной в поле Кому отправлять.
Возможна настройка рассылки нескольких различных вариантов отчетов для разных получателей. Добавить вариант рассылки можно, выбрав пункт меню Скопировать по кнопке Еще.
¶ «План-фактный анализ продаж»
С помощью отчета План-фактный анализ продаж можно проанализировать соотношение планируемых и фактических продаж.
В отчете отражается разница между количеством и суммой планируемого к продаже и проданного товара с указанием величины процентного отклонения, которое эта разница составляет по сравнению с плановыми данными.
¶ «Движение денежных средств»
В отчете отображается сводная информация о движениях денежных средств организации за указанный период: денежные средства на начало и конец периода, поступления и выбытия, сгруппированные по статьям движения ДС, а также суммарный приток (отток) денежных средств.
¶ «Доходы и расходы (по оплате)»
С помощью отчета Доходы и расходы (по оплате) можно оперативно видеть рассчитанные доходы, расходы и прибыль кассовым методом на основании поступлений и выплат денежных средств. Данные отчета сгруппированы по направлениям деятельности и статьям движения денежных средств.
Отчет доступен при условии, что в настройках параметров учета раздела Компания установлен флажок Кассовый метод учета доходов и расходов.
¶ «Валовая прибыль»
Отчет Продажи отображает сведения о проданных позициях номенклатуры в количественном и суммовом выражении за определенный период времени.
Вариант отчета Валовая прибыль предназначен для анализа валовой прибыли от продаж за период.
¶ «Финансовый результат»
Отчет содержит данные о финансовых результатах работы организации, рассчитанные в процедуре закрытия месяца. Данные отчета сгруппированы по направлениям деятельности.
В отчет Финансовый результат (прогноз) выводятся сведения о прогнозе финансового результата на заданный период для выбранной организации. Отчет формируется на основании данных документов Бюджет.
Отчет может формироваться в режиме План-фактный анализ – выводятся сведения о сравнительном анализе плановых и фактических данных финансового результата на заданный период для выбранной организации.
¶ «Прибыли и убытки»
В отчет выводится информация о прибылях и убытках организации за указанный период.
Данные отчета сгруппированы по обычным и прочим видам деятельности. В нижней части отчета выводится информация о доходах и расходах до налогообложения, а также чистая прибыль (убыток).
¶ «Имущество»
Отчет представлен в двух вариантах:
■ Начисленная амортизация;
■ Инвентарная карточка.
В варианте отчета Начисленная амортизация для выбранного периода времени можно получить информацию о стоимости имущества на начало и конец периода, ее изменении, а также о накопленной амортизации на начало и конец периода; приходы (увеличения) и расходы (уменьшения) сумм амортизации.
В варианте отчета Инвентарная карточка отображаются сводные сведения о стоимости и амортизации имущества.
Вариант отчета позволяет получить информацию о начальной стоимости имущества, сумме начисленной амортизации и остаточной стоимости имущества на указанную дату.
¶ «Баланс»
В отчет выводится управленческий баланс на заданный период для выбранной организации.
¶ «Оборотно-сальдовая ведомость»
Отчет Оборотно-сальдовая ведомость отображает сводные данные управленческого учета.
Отчет формируется в виде таблицы, в каждой строке которой отражается информация, относящаяся к определенному счету управленческого учета. Счета упорядочены в порядке возрастания номеров. Для каждого счета отражены суммы остатков (дебетового и кредитового) на начало и конец периода отчета и суммы оборотов по дебету и кредиту.
Для формирования отчета по плановым данным необходимо указать сценарий планирования в правой панели.
Отчет может быть сформирован для предприятия в целом или для конкретной организации.
С помощью фильтра можно отобрать счет, по которому формируется ведомость. Если счет не указан, то ведомость формируется по всем счетам.
¶ Отчеты по бюджетам
На основании данных документов Бюджет формируется ряд отчетов:
■ Прогноз по движению денег. В отчет выводятся сведения о плановых движениях денежных средств на заданный период для выбранной организации. Отчет формируется в вариантах: Прогноз и План-фактный анализ.
■ Бюджет движения денежных средств. В отчет выводятся сведения о бюджете движения денежных средств на заданный период для выбранной организации.
■ Бюджет прибылей и убытков. В отчет выводятся сведения о бюджете прибылей и убытков на заданный период для выбранной организации.
■ Бюджет по балансу. В отчет выводятся данные прогнозного баланса на заданный период для выбранной организации.