¶ Заказ поставщику
Документ Заказ поставщику предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры. Заказ может являться документом, на основании которого производятся оплата и получение товара.
Список Заказы поставщикам содержит две вкладки. На вкладке Заказы поставщикам отображается информация о выполнении заказов, состоянии заказов, о проценте оплаты по ним. Информация о выполнении представлена в виде отображения строк заказов. Например, серая строка означает, что заказ завершен. Степень отгрузки и оплаты отображается с помощью пиктограмм.
На вкладке Заказы покупателей отображаются незакрытые заказы покупателей, товары для которых необходимо заказать у поставщиков. В список попадают только заказы покупателей, по которым еще не сформированы заказы поставщику, содержащие запасы и услуги.
При оформлении документа Заказ поставщику указываются дата исполнения заказа, контрагент – поставщик товаров и договор с ним.
В табличное поле вводятся данные о заказываемой номенклатуре.
¶ Счет на оплату от поставщика
В программе может быть зарегистрирован счет на оплату, полученный от поставщика. Он может быть введен на основании заказа поставщику. Перечень счетов содержится в журнале, доступном по ссылке Закупки – Счета на оплату (полученные).
Документ содержит информацию о заказанных товарах и услугах, их количестве и цене.
Так же как и в заказе, в счете поставщика можно запланировать оплату, установив одноименный флажок и заполнив появившуюся закладку Платежный календарь.
¶ Поступление товаров
¶ Приходная накладная
Для отражения в учете поступления товаров от поставщиков служит документ Приходная накладная, который может быть создан на основании документа Заказ поставщику.
В приходной накладной указывается тип операции Поступление от поставщика, вводится информация о поставщике, договоре с ним и складе, на который будет оформляться поступление товара. Также в шапке записываются номер и дата входящего документа от поставщика.
Закладка Товары служит для отражения поступления запасов от поставщиков. Закладка Услуги служит для отражения поступления услуг сторонних организаций – например, аренда или доставка товара. На закладке Оплата (Вручную) вводится информация об оплатах. На закладке Дополнительно вводится информация о подразделении-исполнителе и сотруднике, ответственном за ввод документа.
Все созданные накладные можно посмотреть в списке документов Приходные накладные. Закладка Заказы поставщикам (к оформлению) списка позволяет быстро вводить фактические поступления товаров и услуг (расходов) от поставщиков по заказам поставщикам.
¶ Поступление импортных товаров
Оформление операций с импортными товарами возможно при установке флажка Грузовые таможенные декларации (ГТД) в разделе Настройки – Еще больше возможностей – Закупки – Импорт. Импортными считаются товары, в карточке которых указана страна происхождения, отличная от значения РОССИЯ.
Номера всех грузовых таможенных деклараций, по которым поступают импортные товары, хранятся в справочнике Номера ГТД, доступном из раздела Закупки. Если в программе включена настройка Прослеживаемость товаров, то товарам, подлежащим прослеживаемости, ввезенным с территории иностранных государств, присваивается регистрационный номер партии товара (РНПТ). РНПТ формируется из регистрационного номера грузовой таможенной декларации на товары и порядкового номера товара из такой декларации.
Информация о номерах ГТД/РНПТ и странах происхождения вводится в момент оформления документов поставки импортных товаров. При поступлении импортных товаров в табличной части документа Приходная накладная для товара указываются страна происхождения и номера ГТД или РНПТ.
Контроль остатков товаров в разрезе номеров ГТД ведется, если включена настройка Контроль остатков по номерам ГТД. Заполнение номера ГТД в документах обязательно, если включена настройка Требовать заполнение ГТД для импортных товаров.
¶ Счет-фактура полученный
Документ Счет-фактура (полученный) предназначен для регистрации полученных от поставщиков счетов-фактур, а также для учета номеров грузовых таможенных деклараций.
Документ формируется на основании документа Приходная накладная. Создать счет-фактуру можно по гиперссылке Создать в нижней части накладной без перехода в форму счета-фактуры. В документ переносятся сведения из соответствующего документа-основания. Номер и дата заполняются по данным документов поставщика.
¶ Доверенность
Документ Доверенность предназначен для оформления доверенностей на получение товаров и доступен по гиперссылке панели навигации Доверенности в группе Закупки.
В документе указываются поставщик товаров и физическое лицо, которому доверяется их получение. В реквизите По документу можно указать документ, по которому должны быть получены товары. По ссылке Подписи можно открыть и скорректировать реквизиты печати. На закладке Запасы указывается перечень товаров к получению.
¶ Номенклатура поставщиков
В программе есть возможность хранить информацию о номенклатуре поставщиков в том виде, в каком она зарегистрирована в информационной базе поставщика.
Для работы с номенклатурой поставщиков нужно включить настройку программы Номенклатура поставщиков в разделе Настройки – Еще больше возможностей – Закупки.
Информация о номенклатуре поставщиков регистрируется в карточке товара по ссылке Номенклатура постащиков.
Номенклатуру поставщиков можно использовать в документах Заказ поставщику, Приходная накладная, Счет на оплату (полученный), Расходная накладная с видом операции Возврат поставщику. Поиск и добавиление товаров в этих документах возможны по наименованию товара у поставщика. Номенклатура, соответствующая товару в информационной базе, добавляется автоматически.
¶ Цены поставщиков
¶ Регистрация цен поставщиков
В прикладном решении предусмотрена возможность регистрации цен поставщиков и конкурентов и вывода на печать прайс-листа. Цены поставщиков регистрируются с помощью документа Приходная накладная.
Зарегистрированные цены поставщиков используются для подстановки по умолчанию в документы Приходная накладная и Заказ поставщику, а также в Расчет потребностей.
Все цены контрагентов, зарегистрированные для номенклатуры, можно просмотреть в карточке товара.
¶ Виды цен поставщиков
Для хранения видов цен номенклатуры поставщиков и конкурентов в прикладном решении предусмотрен справочник Виды цен номенклатуры поставщиков, доступный по гиперссылке Виды цен поставщиков в разделе Закупки – Цены.
Новые виды цен добавляются в момент регистрации цен поставщика. Для каждой позиции номенклатуры может быть зарегистрировано столько цен поставщиков, сколько в системе зарегистрировано «Видов цен поставщиков».
¶ Прайс-листы поставщиков
По ссылке Закупки – Прайс-листы поставщиков предусмотрена возможность вывода на печать прайс-листов поставщиков. Работа с прайс-листами компании и прайс-листами поставщиков реализована в едином интерфейсе (см. раздел «Прайс-листы компании»).
В отчете выводится информация о текущих ценах, зарегистрированных при оформлении документов поставки. В отчет можно подобрать все виды цен, которые зарегистрированы для различных поставщиков, и сравнить цены между собой.
¶ Расхождения при поступлении товаров
При поступлении товаров можно быстро проверить соответствие фактического поступления количеству, зафиксированному в первичных сопроводительных документах поставщика и заказе поставщику. Проверка выполняется непосредственно в «Приходной накладной».
По результатам проверки можно оформить Акт о расхождениях и ввести на его основании документы Корректировка поступления и Корректировочной счет-фактура.
Для ввода актов и корректировочных поступлений в настройках раздела должна быть включена опция Корректировки поступлений (Настройки – Еще больше возможностей – Закупки).
¶ Регистрация расхождений в «Приходной накладной»
Отслеживание и фиксация выполняются в документе Приходная накладная в специальном режиме работы. Чтобы перейти к проверке, необходимо установить флажок Проверять расхождения с входящим документом в диалоге по гиперссылке Расхождения.
Принять товары можно по количеству в документах или по фактическому количеству. В зависимости от выбранного способа приема товара будет различаться количество для расчета суммы документа.
В результате анализа расхождений пользователь может запросить исправленные документы у поставщика, договориться с поставщиком о допоставке недостающего товара или возврате лишнего.
Накладные, в которых есть расхождения, в списке документов отмечаются специальным значком 
до момента получения документов о расхождениях. После получения от поставщика документов, подтверждающих расхождения, пользователь устанавливает в приходной накладной соответствующую отметку.
Также в документе Приходная накладная можно проверить расхождения с заказом поставщику (флажок Проверять расхождения с заказом).
¶ Документ «Акт о расхождениях»
Документ Акт о расхождениях заполняется при поступлении товаров, если обнаруживаются несовпадения по количеству или качеству с накладной грузоотправителя.
Из документа формируется печатная форма Акт о расхождениях (ТОРГ-2). Документ передается поставщику в бумажном или электронном виде.
Документ позволяет отразить следующие операции:
■ расхождения при приемке,
■ расхождения после приемки.
В таблицах Товары и Услуги отражаются расхождения. Каждой строке исходного документа соответствуют две строки в документе корректировки:До изменения и После изменения.
¶ Документ «Корректировка поступления»
Документ Корректировка поступления предназначен для регистрации исправлений в первичных документах поставщика. Например, при выявлении ошибки при оформлении первичных документов от поставщика или в случае согласованного между продавцом и покупателем изменения стоимости ранее реализованных товаров, работ и услуг. Корректировочные документы позволяют изменять данные, находящиеся в закрытом и запрещенном для редактирования периоде.
Документ Корректировка поступления можно создать на основании документов Акт о расхождениях, Приходная накладная, Дополнительные расходы, Корректировка поступления. Документ автоматически заполнится данными из документа-основания.
Документ позволяет отразить следующие операции:
■ исправление в первичных документах,
■ корректировка по согласованию сторон.
Документ может формировать движения по регистрам учета или использоваться только для получения печатных форм.
Счет-фактура, полученный от поставщика в результате корректировок, отражается в программе документом Счет-фактура (полученный) (см. раздел «Счет-фактура полученный»).
¶ Возврат товаров поставщику
Поступившие товары могут быть возвращены контрагенту-поставщику. Для оформления возврата используется документ Расходная накладная, создаваемый на основании приходной накладной на поступление товара. В документе указывается вид операции Возврат поставщику. Также для создания данного документа можно использовать команду Возврат поставщику.
Состав реквизитов расходной накладной на возврат поставщику аналогичен составу реквизитов приходной накладной. Документ содержит информацию о возвращаемом товаре. Возврат услуг сторонних организаций не производится.
¶ Дополнительные расходы
Для отражения в учете дополнительных расходов, увеличивающих стоимость поступивших от контрагентов запасов, в прикладном решении предусмотрен документ Дополнительные расходы. Документ доступен по одноименной гиперссылке панели навигации раздела Закупки.
На закладке Запасы указываются приходные накладные, которыми оформлялся приход товаров, сопровождавшийся дополнительными расходами, и товары, на стоимость которых будут распределяться эти расходы.
На закладке Услуги указываются дополнительные затраты, связанные с данной поставкой, которые необходимо распределить на стоимость запасов.
Распределение выполняется на закладке Запасы по команде меню Распределить услуги – По количеству или По сумме. На основании документа формируется отдельный счет-фактура с перечнем дополнительных расходов.
¶ Расчет потребностей в запасах
В прикладном решении предусмотрена специальная обработка, позволяющая рассчитать потребности компании (дефицит) в тех или иных запасах с учетом заказов покупателей, поставщикам и других. Расчет может выполняться по складам или по компании в целом.
Для расчета потребности необходимо включить функциональную опцию Расчет потребностей в разделе Настройки – Еще больше возможностей – Закупки – Планирование. Для расчета потребности в разрезе складов нужно включить настройку Учет потребности по складам.
Расчет потребностей состоит из трех этапов:
■ Рекомендации. Программа рассчитывает дефицит по номенклатурным позициям, величину просроченной потребности и прогноз потребности по датам / заказам покупателей.
■ Планирование. При переключении в режим планирования остаются только строки, запланированные к пополнению. Для них пользователь уточняет способ пополнения, поставщика.
Заказы. После нажатия кнопки Сформировать заказы открывается список автоматически сформированных заказов.
В результате выполнения расчета формируются документы Заказ поставщику, Заказ на производство, Заказ на перемещение.
¶ Отчеты раздела «Закупки»
Все отчеты раздела Закупки открываются по гиперссылке Отчеты подраздела Аналитика раздела Закупки.
После вызова отчетов по указанной гиперссылке открывается список отчетов, отфильтрованный по тегу Закупки.
¶ «Потребность в запасах»
Отчет Потребность в запасах позволяет выявить потребности в сырье и материалах, необходимых для производства продукции (как из собственного, так и из давальческого сырья) и для передачи в переработку.
Отчет демонстрирует наличие потребности в номенклатуре и источники ее обеспечения, показывает необеспеченную потребность.
Потребность в номенклатуре может быть обеспечена следующими способами:
■ резервированием в месте хранения,
■ размещением в заказе поставщику,
■ размещением в заказе на производство.
Факты резервирования и размещения регистрируются документами, сформированными на основании документа Заказ покупателя.
¶ «График движения запасов»
Отчет График движения запасов показывает плановые поступления и отгрузки номенклатуры в количественном выражении за выбранный период времени.
График можно вывести с детализацией по датам.
¶ «Заказы поставщикам»
Отчет предназначен для анализа заказов предприятия поставщикам.
В варианте Заказы поставщикам в отчет выводится информация о заказах поставщикам, оформленных в течение заданного периода времени. Заказы группируются по поставщикам (контрагентам). Для каждого заказа указываются перечисленная в нем номенклатура и обороты по ней: Нач. остаток и Кон. остаток, Заказано и Поступило.
В варианте Остатки по заказам поставщикам отчет содержит информацию о распределении остатков заказов на закупку на указанную дату. Данные группируются по поставщикам.
¶ «Размещение заказов»
В отчете Размещение заказов отражаются данные о заказах, выполнение которых обеспечивается за счет поступлений по другим заказам. Отчет формируется с детализацией до номенклатуры и имеет варианты Размещение заказов и Остатки по размещению заказов.
¶ «Поступление и оплата по заказам»
Отчет предназначен для анализа состояния заказов поставщикам в части оплаты и поступления.
Данные группируются по номенклатуре и заказам поставщикам.
В части оплаты товаров по заказу в отчет выводятся: сумма по заказу, оплаченная сумма и сумма, которую необходимо погасить, чтобы полностью оплатить заказ.
В части поступления по заказу выводится количество товаров в базовых единицах измерения: указанное в заказе, поступившее и то, которое осталось получить. Дополнительно указывается количество товаров по заказу покупателя, которое размещено в данном заказе поставщику.
¶ «Расчеты с поставщиками»
Отчет Расчеты с поставщиками отображает состояние и динамику расчетов с контрагентами за выбранный период времени. Он может быть сформирован в двух вариантах: Расчеты с поставщиками и Остатки по расчетам с поставщиками.
В варианте Расчеты с поставщиками в отчете отображаются сведения о расчетах компании с поставщиками, включая заказы и договоры, в рамках которых заключались сделки между компанией и контрагентами.
Отчет формируется за заданный период. Данные отчета группируются по контрагентам, договорам и заказам.
В варианте Остатки по расчетам с поставщиками в отчете отображаются сведения об остатках расчетов компании с поставщиками, включая заказы и договоры, в рамках которых заключались сделки между компанией и контрагентами.
В варианте Остатки по расчетам с поставщиками предусмотрены те же группировки данных, что и в варианте Расчеты с поставщиками.
¶ «Задолженность поставщикам по срокам долга»
Отчет Задолженность поставщикам по срокам долга суммы задолженностей компании перед контрагентами с указанием сроков задолженности: менее недели, 1–2 недели, 2 недели – месяц, 1–2 месяца, более двух месяцев.
Дополнительно отчет выводит информацию об общей сумме задолженности, сумме просроченной задолженности и о количестве дней просрочки.
Отчет формируется на определенную дату или на текущую, если дата не задана.
¶ «Анализ закупок»
Отчет Анализ закупок предназначен для анализа закупок номенклатуры, совершенных предприятием в течение заданного периода. В отчет выводится информация о количестве и сумме закупок; данные группируются по номенклатуре, заказам.
